Toegankelijke versie oplegger

Inleiding

In juni 2022 is in opdracht van de gemeenteraad van Hardenberg gestart met de evaluatie van het gebiedsproces pilotproject windenergie Bergentheim, Kloosterhaar en Sibculo. Het gebiedsproces dat onderwerp was van de evaluatie liep grofweg van februari 2019 tot december 2021. Doel van de evaluatie is inzicht bieden in de mate waarin het proces adequaat is opgezet en uitgevoerd en leerpunten identificeren voor toekomstige participatieprojecten.

Gedurende de looptijd is het gebiedsproces onderwerp geweest van verschillende evaluaties en rapportages. Er is een quickscan uitgevoerd door Necker van Naem (2019), een tussenevaluatie van het proces van de Omgevingsadviesgroep (2020) en een rekenkamercommissie rapport over communicatie en participatie binnen ruimtelijke projecten van de gemeente Hardenberg.

De opdracht van de gemeenteraad was om een overkoepelende evaluatie uit te voeren van het gebiedsproces waarin ook de bevindingen van deze evaluaties worden meegenomen.

Deze oplegger beschrijft de opzet van de uitgevoerde evaluatie en geeft een kort overzicht van de aanbevelingen uit het rapport.

Opzet en uitvoering onderzoek

Het onderzoek is uitgevoerd van juni 2022 tot november 2022. Er is gestart met het lezen van de beschikbaar gestelde documenten. Alle stukken zijn bestudeerd, maar er is vooral aandacht besteed aan het rapport van de rekenkamercommissie, de Quickscan uitgevoerd door Necker van Naem en de tussenevaluatie uitgevoerd door de voorzitter van de OAG en voorzitters van het Grondeigenarenplatform en Bewonersplatform.

Op 11 oktober ontvingen alle inwoners van Bergentheim, Kloosterhaar, Sibculo en de buurtschappen Bruchterveld en Gouden Ploeg een schriftelijke uitnodiging om een vragenlijst in te vullen. Per adres kon de vragenlijst één keer ingevuld worden. Op 25 oktober is een herinnering gestuurd naar alle adressen waarvan nog geen reactie ontvangen was. Er zijn 2.791 adressen aangeschreven waarvan er 389 de vragenlijst hebben ingevuld.

Naast het uitsturen van een vragenlijst zijn negentien (19) gesprekken gevoerd met personen die betrokken waren bij het gebiedsproces. In deze gesprekken is ingegaan op de voorbereiding en uitvoering van het gebiedsproces. Ook is besproken hoe zij terugkijken op het proces en welke verbeterpunten zij zien.

Lessen voor de toekomst

De belangrijkste lessen waar gemeente Hardenberg bij toekomstige participatieprocessen rekening mee kan houden geven we in deze oplegger kort weer. In de rapportage zijn ook de leerpunten uit het rekenkamercommissierapport getoetst en voorzien van feedback.

Stel een kader op

Het is raadzaam dat de gemeente het doel van het participatieproces helder formuleert. De doelomschrijving biedt ook duidelijkheid over de rol van college en raad. Als het doel vaststaat, kan de werkwijze bepaald worden. Er is ruimte om wel of niet een participatieproces te overwegen. Als een participatieproces van toepassing is, wordt de opdracht geoperationaliseerd in een kader waarin de spelregels zijn gedefinieerd.

Bepaal spelregels

In het kader worden spelregels gedefinieerd door de voorzitter en de gemeente (projectleider). Vóór deelnemers zich inschrijven, krijgen zij de mogelijkheid vragen te stellen over de spelregels uit het kader. Door de spelregels weet iedereen wat van hem of haar verwacht wordt.

Zorg voor participatie

Een participatieproces betekent dat de deelnemers participeren en verantwoordelijkheid nemen voor hetgeen ter tafel komt. Overweeg een selectieprocedure bijvoorbeeld met de onafhankelijke voorzitter(s) om te bepalen of vertegenwoordigers van belangenverenigingen hieraan kunnen voldoen.

Betrek de gemeenteraad

Bij vergelijkbare projecten is het aan te raden dat het college de mogelijkheid heeft een gesprek te voeren over de rol van raadsleden bij een gebiedsproces. Bijvoorbeeld door in het Plan van Aanpak de rol van de raad te beschrijven. Wanneer raadsleden of fracties afwijken van de beschreven rol, spreekt het college de raad hierop aan. Eventueel kan de rol van de raad dan herzien worden.

Reflecteer op het gebiedsproces

Neem in het Plan van Aanpak momenten op voor reflectie door college en raad. Dit geeft de mogelijkheid te kijken naar acceptatie onder burgers, veranderingen in wet- en regelgeving en dergelijke. De reflectie kan ertoe leiden dat het gebiedsproces voortijdig wordt beëindigd. Door hier vooraf afspraken over te maken wordt ook het stopzetten van het proces gereguleerd.