Nota Waarderen en afschrijven gemeente Hardenberg

 

2 Inleiding

 

2.1 Aanleiding

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat voor gemeenten de regels voor waarderen, activeren en afschrijven. In het BBV is opgenomen dat er een commissie is met als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van deze wetgeving. De “Commissie BBV” vervult deze taak door nadere duiding te geven aan de BBV-regels. Zij doet dat door het uitbrengen van notities met een specifiek onderwerp, het doen van “stellige uitspraken” en “aanbevelingen” voor gemeenten en het publiceren van vragen en antwoorden over de BBV-regels. De Nota Waarderen en afschrijven vaste activa is in 2019 aangepast, na een wijziging van het BBV. Veel regelgeving uit het BBV met betrekking tot waarderen, activeren en afschrijven is in de afgelopen jaren nader geduid. Deze duiding, ofwel uitleg hoe de regelgeving moet worden uitgelegd, is verwerkt in deze aangepaste Nota. Een ander argument om de nota aan te passen is dat onze inzichten op enkele beleidsonderwerpen waar beleidsvrijheid bestaat op onderdelen zijn gewijzigd. Deze inzichten leggen we nu vast in nieuwe beleidskaders. Sommige kaders zijn opgenomen als “kan”-bepaling, zodat – na afstemming met de raad – ruimte blijft om andere keuzes te maken wanneer dat meer passend is. Tenslotte hebben college en raad in de financiële verordening afspraken gemaakt over periodieke herziening van de Nota Waarderen en afschrijven.

 

2.2 De belangrijkste wijzigingen

Inhoudelijk heeft de Nota veel wijzigingen ondergaan. De indeling is aangepast om deze leesbaarder te maken en het taalgebruik is waar mogelijk vereenvoudigd. Verder zijn sommige onderdelen die wettelijk zijn voorgeschreven, dus waarbij er geen keuzevrijheid is, uit de Nota verwijderd als deze geen nadere duiding behoeven. Beleidsregels die zijn voorgeschreven, maar waarbij uitspraken van de Commissie BBV van toegevoegde waarde zijn voor de uitleg van de regelgeving zijn juist weer toegevoegd.

Beleidsmatig zijn ook zaken aangepast. De drempel voor activeren is verhoogd van € 10.000 naar € 25.000. Dit past beter bij een gemeente van de omvang van de gemeente Hardenberg. Een hogere drempel vermindert de administratieve lasten en zorgt voor een eenvoudiger financieel beheer. Ook alle afschrijvingstermijnen zijn opnieuw tegen het licht gehouden. Belangrijke wijzigingen hebben betrekking op de dekking van investeringen. In de perspectiefnota is besloten een aantal investeringen te dekken met incidentele middelen, om ruimte te bieden aan nieuwe investeringen. De uitgangspunten daarvoor zijn nu in deze Nota opgenomen, waarmee dit als beleidslijn voor de komende jaren geldt.

 

2.3 Begrippen investeren en activeren

Voor de gemeentelijke verslaggeving is het stelsel van baten en lasten van toepassing. Op de exploitatie van een bepaald boekjaar mogen slechts de uitgaven en inkomsten drukken die op dat jaar betrekking hebben. Dit betekent dat wanneer we aankopen doen die we meerdere jaren gebruiken, de lasten voor die aankopen moeten worden gespreid over de gebruiksjaren.

Twee begrippen zijn in dit verband relevant, namelijk de begrippen investeren en activeren. Onder investeren wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Uit die investering komen vervolgens exploitatielasten voort. Dit zijn naast de lasten voor afschrijvingen en toegerekende rente die direct voortvloeien uit de investeringen, ook lasten zoals onderhoud en verzekeringen.

Onder activeren wordt verstaan het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde bezit/kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd.

 

2.4 Kaders

De Nota Waarderen en Afschrijven vaste activa is primair bedoeld als kaderstellend instrument voor de Raad. De Nota is een uitwerking van artikel 212 van de Gemeentewet, het BBV en de Financiële Verordening gemeente Hardenberg.

Op basis van artikel 14 lid 1 van de Financiële Verordening gemeente Hardenberg biedt het College de Raad eens in de vier jaar een bijgestelde Nota aan. Gewijzigde wet- en regelgeving en omstandigheden, maar ook toekomstige aanpassingen van wet- en regelgeving, zijn voor zover tot op heden bekend verwerkt in deze Nota.

 

2.5 Leeswijzer

In deze Nota zijn achtereenvolgens de volgende onderwerpen opgenomen:

Hoofdstuk 2 Vaste activa – wat is het en welke soorten zijn er

Hoofdstuk 3 Activeren – in welke gevallen en op welke wijze wordt een investering geactiveerd

Hoofdstuk 4 Waarderen – tegen welke waarde wordt een activum op de balans gewaardeerd

Hoofdstuk 5 Afschrijven – hoe schrijven we af op activa

Hoofdstuk 6 Financieel– welke dekkingsmethoden zijn er en hoe passen we deze toe

Beleidsuitgangspunten die worden toegepast bij de gemeente Hardenberg, waarbij er sprake is van een bepaalde mate van keuzevrijheid, zijn omkaderd weergegeven in de tekst en nogmaals samengevat in Bijlage 1. Ter illustratie zijn enkele voorbeelden van dekkingsmethoden opgenomen in Bijlage 2. De tabel met afschrijvingstermijnen is weergegeven in Bijlage 3.

 

3 Vaste activa

 

3.1 Soorten vaste activa

De meest voorkomende investeringen van de gemeente hebben betrekking op uitgaven in verband met bouw, aankoop, verbouw en/of verbetering van gebouwen, aanleg en reconstructie van wegen, riolering en de accommodaties op gebied van onderwijs, sport, cultuur en recreatie. Ook investeringen in machines, apparatuur en gronden komen veel voor. In BBV-termen worden dergelijke investeringen ook wel “materiële vaste activa” genoemd. Naast materiële vaste activa, worden op de balans onder de vaste activa ook de immateriële vaste activa en de financiële vaste activa verantwoord. De regelgeving met betrekking tot het op de balans opnemen van die laatste twee soorten activa is opgenomen in de artikelen 34 en 36 van het BBV.

Vanwege het belang van materiële vaste activa voor deze Nota, volgt hierna de onderverdeling van de materiële vaste activa op de gemeentelijke balans, zoals deze op grond van artikel 35 van het BBV is bepaald.

 

Materiële vaste activa:

• •

  Investeringen met economisch nut. Deze zijn verhandelbaar of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Dit kunnen bijvoorbeeld gebouwen, computers of voertuigen zijn.

  Iets dat te koop of te verkopen is, maakt het nog niet “verhandelbaar”. Zaken als verkeerslichten, straatverlichting, afvalbakken, bankjes en speeltoestellen worden gekwalificeerd als “inrichting van de openbare ruimte” en vallen daarmee niet onder de economisch nut investeringen.

• •

  Investeringen met economische nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. Dit gaat bijvoorbeeld om investeringen in het riool; daarvoor wordt immers een rioolheffing geheven.

• •

  Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Deze voldoen aan de criteria om te investeren, echter deze zijn niet verhandelbaar en dragen niet bij aan het genereren van middelen. Over het algemeen gaat dit om typische gemeentelijke investeringen die te maken hebben met de inrichting van de openbare ruimte, zoals wegen en straatverlichting.

 

Overigens schrijft artikel 35 lid 2 van het BBV voor dat (afzonderlijk) wordt aangegeven welke materiële vaste activa in erfpacht zijn uitgegeven. Dit kan bijvoorbeeld gaan om grond die in erfpacht is uitgegeven.

 

3.2 Investering of (groot) onderhoud

Investeringen worden geactiveerd, onderhoud niet. In sommige gevallen is het moeilijk om onderscheid te maken tussen investeringen en onderhoud. Onderhoudskosten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen (naar behoren laten functioneren en een bepaalde representativiteit laten behouden). Het brengt het object in goede, oorspronkelijke staat en is niet van invloed op de gebruiksduur. Wordt er een nieuw actief met meerjarig nut aangeschaft, dan is sprake van een investering.

 

Investering

Bij een bestaand actief is sprake van een investering, indien de gemaakte kosten:

• -

  leiden tot een levensduurverlenging; en/of

• -

  leiden tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat); en/of

• -

  aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften).

Een renovatie zorgt over het algemeen voor een significante kwaliteitsverbetering en vaak ook voor een verlenging van de levensduur. Daarmee is dit een investering.

De toelichting op het BBV maakt melding van vier begrippen in relatie tot investeringen, die bovenstaand onderscheid verder verduidelijken:

• 1.

  nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen: ten behoeve van nieuwe activiteiten of uitbreiding van bestaande activiteiten;

• 2.

  vervangingsinvesteringen: ten behoeve van vervanging van een bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage;

• 3.

  levensduur verlengende investeringen: vindt plaats ten behoeve van een bestaand actief en leidt expliciet tot een substantiële levensduurverlening van het betreffende actief;

• 4.

  routine investeringen: ter vervanging van bestaande activa met als doel de bedrijfsvoering op het huidige peil te houden. Bijvoorbeeld automatiseringsapparatuur of materieel.

 

Onderhoud

Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen groot onderhoud en klein onderhoud. Klein onderhoud komt jaarlijks terug en wordt daarom uit de jaarlijkse exploitatiebudgetten bekostigd. Groot onderhoud is in de regel gepland onderhoud van veelal ingrijpende aard als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, dat op een substantieel deel van het object wordt uitgevoerd. Vaak moet dit eens in de zoveel jaar gebeuren. Dit zorgt voor schommelingen in de begroting. Daarom is er de keuze om deze lasten in de exploitatie te dekken, of een voorziening te vormen (artikel 44 lid 1c BBV) om de lasten over meerdere begrotingsjaren te egaliseren. Dat laatste heeft de voorkeur, maar dan is wel een recent beheerplan voor het kapitaalgoed (maximaal 5 jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar) vereist. Hoe wij omgaan met het vormen van voorzieningen wordt geregeld in de Nota reserves en voorzieningen.

 

Componentenbenadering

Het toepassen van de componentenbenadering kan van invloed zijn op de vraag of iets onderhoud is of een investering. Is een bepaalde component afgeschreven, dan is er geen sprake meer van groot onderhoud maar van vervangingsinvesteringen. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar onderdeel 3.6.

 

4 Activeren

 

Bij investeringen met meerjarig nut spreiden we de kosten van aanschaf of vervaardiging gelijkmatig over de levensduur van het object. Daarvoor is het nodig deze kosten te activeren. De btw op activa wordt overigens niet geactiveerd als deze verrekenbaar is via de aangifte of compensabel is volgens de Wet op het btw-compensatiefonds.

Activeren doen we door de kosten van een investering niet in één keer ten laste van het resultaat te brengen, maar als een bezit op de balans te presenteren. In de jaren die volgen worden de kosten ten laste van de betreffende jaarresultaten gebracht, verspreid over de verwachte levensduur van het object.

 

4.1 Omvangcriterium (drempel voor activeren)

Alle investeringen worden geactiveerd (artikel 59 BBV) volgens de richtlijnen die door de raad zijn vastgesteld. Dat geschiedt met vaststelling van deze Nota. Uit oogpunt van het in de hand houden van de administratieve lasten is het van belang dat gemeenten daarbij eveneens aangeven welke ondergrens gehanteerd wordt voor het activeren van investeringen.

Wij spreken af dat uitgaven met een meerjarig nut met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minimaal € 25.000 worden geactiveerd. Beneden dit bedrag worden investeringen in hetzelfde jaar ineens ten laste van de exploitatie gebracht. Voor leningen en aandelen geldt het minimumbedrag niet, en dat geldt eveneens voor gronden en terreinen.

 

 

4.2 Immateriële vaste activa

Op grond van artikel 34 van het BBV worden de immateriële vaste activa gedefinieerd als:

• 1.

  Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

• 2.

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;

• 3.

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

 

Ad 1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

Op grond van het BBV mogen deze kosten worden geactiveerd. In de toelichting op het BBV wordt echter aanbevolen om deze kosten, zeker als deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren maar deze in het jaar waarin zij worden gemaakt in één keer ten laste (of bij agio ten gunste) van de exploitatie te brengen.

 

 

Ad 2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor bepaald actief

Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden op grond van het BBV (artikel 34) als immateriële activa aangemerkt. Deze kosten worden als een afzonderlijk actief gewaardeerd en maken dus geen onderdeel uit van de uiteindelijke investering.

Kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen worden geactiveerd, als en voor zover is voldaan aan de vereisten van artikel 60 van het BBV. Activering is toegestaan, als:

• 1.

  Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• 2.

  De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast;

• 3.

  Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren;

• 4.

  De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

 

Indien voldaan wordt aan deze voorwaarden kunnen deze kosten worden geactiveerd (onder de immateriële vaste activa) en afgeschreven in maximaal 5 jaar. Wordt niet aan de voorwaarden voldaan, dan moeten deze in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht.

Twee zaken zijn hierbij van belang.

• 1.

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling zijn niet hetzelfde als voorbereidingskosten. Hierover meer in onderdeel 3.5

• 2.

  Het activeren van kosten van onderzoek en ontwikkeling is niet verplicht, maar een keuze. Omdat dit soort kosten vaak over meerdere jaren heen lopen, is het wel wenselijk om deze als investering te beschouwen, zodat budgetoverheveling via het resultaat wordt voorkomen. Wij schrijven deze kosten echter af in één jaar, ofwel, deze worden in het jaar van investeren direct afgeschreven. Veelal zullen hier incidentele middelen (reserve) voor worden ingezet.

 

 

Ad 3 Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen op grond van het BBV (artikel 61) worden geactiveerd als:

• 1.

  Er is sprake van investering door een derde;

• 2.

  De investering draagt bij aan de publieke taak;

• 3.

  De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;

• 4.

  De bijdrage kan worden teruggevorderd als de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op activa die samenhangen met de investering.

 

Omdat het gaat om bezittingen van derden, die niet ons eigendom zijn, voelt het minder correct om de waarde daarvan op de balans te presenteren. Ook is het bij bezittingen van derden over het algemeen zo dat de gemeente niet kan worden gehouden aan een verplichting tot herinvesteren. Een herinvestering zal dan ook over het algemeen een nieuwe politieke afweging vragen.

Om die redenen worden dergelijke investeringen geactiveerd en afgeschreven in één jaar, ofwel, deze worden in het jaar van investeren direct afgeschreven. Veelal zullen voor de dekking van deze uitgaven incidentele middelen (reserve) worden ingezet.

 

 

4.3 Materiële vaste activa

Op grond van artikel 59, lid 1 van het BBV worden alle investeringen in materiële vaste activa geactiveerd. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten daarop in mindering worden gebracht (BBV, artikel 62, lid 2). Er is een uitzondering voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde (bijv. schilderijen); deze mogen niet worden geactiveerd.

Zoals in onderdeel 2.1 aangegeven, worden materiële vaste activa op de balans onderverdeeld in drie groepen.

 

1 Investeringen met een economisch nut

Investeringen hebben een economisch nut als ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Ofwel: ze kunnen worden verkocht, of we kunnen een prijs vragen voor de dienst zodat de investering (gedeeltelijk) rendabel kan worden gemaakt. Zo is de bouw van een parkeergarage een investering met economisch nut, omdat de mogelijkheid bestaat om parkeergelden te innen.

Voor het activeren van software en licenties, en ook lease, gelden overigens aparte regels waarbij er geen beleidsvrijheid is. Hiervoor wordt verwezen naar de Notitie materiële vaste activa van de Commissie BBV.

 

2 Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven

Investeringen voor (riool- en afvalstoffen)heffingen moeten apart op de balans worden opgenomen, omdat de regelgeving over de verslaggeving daarvan en de daaraan gerelateerde lasten tot onduidelijkheden in fiscale procedures hebben geleid. De bedoelde heffingen betreffen ook rechten die op grond van artikel 229 lid 1a en b van de Gemeentewet geheven kunnen worden. Dit zijn rechten die maximaal kostendekkend mogen zijn, alleen besteed mogen worden aan het doel waarvoor de rechten zijn geheven en die ook een spaarbedrag voor vervanging van de betrokken activa mogen bevatten.

 

3 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Feitelijk vallen alle investeringen in materiële vaste activa die geen economisch nut opleveren onder de maatschappelijk nut investeringen. Dit gaat voornamelijk om investeringen in wegen, straten en pleinen, openbaar groen en civiele kunstwerken.

 

4.4 Financiële vaste activa

Het BBV schrijft in artikel 36 voor welke financiële vaste activa afzonderlijk op de balans moeten worden opgenomen. In hoofdlijnen gaat dit om kapitaalverstrekkingen, leningen en uitzettingen.

 

4.5 Onderzoekskosten of voorbereidingskosten?

Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, en voorbereidingskosten. De kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen namelijk worden geactiveerd (artikel 60 BBV), maar dit is niet verplicht. Als ze worden geactiveerd, dan moet dit onder de immateriële vaste activa. Voor voorbereidingskosten geldt die keuze niet; deze kosten moeten verplicht als onderdeel van de vervaardigingsprijs van het (materieel vast) actief worden geactiveerd.

Veelal worden kosten van onderzoek en ontwikkeling gemaakt in een fase waarin nog niet duidelijke is welke investering exact zal worden gedaan. Het definitieve besluit om te realiseren en in welke vorm is nog niet genomen. Als projecten zich in een initiatieffase bevinden, haalbaarheids- of locatieonderzoek plaatsvindt, bij civiele projecten een schetsontwerp wordt gemaakt of bij gebiedsontwikkeling een masterplan wordt opgesteld, dan gaat dit veelal om kosten van onderzoek en ontwikkeling. Zodra de beslissing valt om het project te realiseren en in welke vorm, gaan we over naar de echte voorbereiding van het actief zelf, en moeten de kosten als onderdeel van de vervaardigingsprijs worden geactiveerd.

 

Juist vanwege de mogelijkheid om kosten van onderzoek en ontwikkeling ineens af te schrijven en te dekken met incidentele middelen, is het aan te bevelen om dit onderscheid al aan de voorkant, bij de kredietaanvraag, duidelijk te maken. Onderzoekskosten leggen namelijk geen beslag op structurele begrotingsruimte.

 

 

4.6 Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat de verschillende onderdelen van één actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden geactiveerd en dat op deze onderdelen wordt afgeschreven op basis van de voor dat onderdeel geldende gebruiksduur. De componentenbenadering resulteert in verschillende afschrijvingstermijnen voor elk onderdeel. Als de componentenbenadering wordt toegepast, en het betreffende onderdeel van de materiële vaste activa is afgeschreven (einde gebruiksduur), dan is er geen sprake van groot onderhoud maar van een vervangingsinvestering.

Toepassing van de componentenmethode heeft als voordeel dat aan het eind van de levensduur van iedere component middelen vrijkomen in de begroting om de herinvestering van die specifieke component (deels) uit te kunnen dekken. Splitsing in te veel componenten belast echter de activa-administratie onnodig en brengt extra administratieve laste met zich mee. Daarom passen wij de componentenbenadering alleen toe in die gevallen waarbij de componenten zinvol en eenduidig te onderscheiden zijn.

 

 

4.7 Toerekenen van interne uren

Artikel 63 lid 3 van het BBV bepaalt dat de vervaardigingsprijs van een actief ook de overige kosten bevat die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Daarnaast kan in de vervaardigingsprijs een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen.

Bij de voorbereiding en uitvoering van investeringen, maar ook in de onderzoeksfase, zetten wij interne uren in. Dit gaat bijvoorbeeld om projectleiders, projectmedewerkers of toezichthouders. Dergelijke benodigde interne uren zijn onderdeel van de ramingen van de voorgenomen investeringen en drukken daarmee niet op de exploitatie. Het maakt hierbij geen verschil of dit om ingehuurde medewerkers gaat, of om medewerkers die in dienst zijn. De werkelijke toerekening aan het project vindt plaats op basis van de geregistreerde uren. Indirecte uren worden niet rechtstreeks toegerekend aan investeringsprojecten. Wanneer indirecte uren onderdeel uitmaken van de definitie overhead volgens artikel 1 van het BBV en de Notitie overhead van de commissie BBV, zijn deze kosten opgenomen in een opslag op het uurtarief waartegen de interne uren met de projecten worden verrekend.

 

 

5 Waarderen

 

Bij het waarderen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden, met als doel een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente.

 

5.1 Immateriële en materiële vaste activa

Voor de waardering van immateriële en materiele vaste activa gelden eenduidige regels. Als basisregel is in artikel 63 lid 1 van het BBV bepaald dat activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Overheadkosten (indirecte kosten) en rente tijdens de vervaardiging mogen worden toegerekend aan investeringen. Wij rekenen tijdens de vervaardiging geen rente toe aan investeringen. Overheadkosten maken wel onderdeel uit van de waarde van projecten; via een opslag op het uurtarief worden de gerealiseerde interne uren aan de projecten toegerekend.

Daarnaast zijn de belangrijkste regels met betrekking tot de waardering van activa als volgt.

• •

  Reserves in mindering brengen op de boekwaarde van een investering is niet toegestaan. Reserves mogen wel worden gebruikt ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten, door de vorming van een dekkingsreserve (zie onderdeel 6.4);

• •

  Bijdragen van derden, die in directe relatie staan tot het actief, moeten in mindering worden gebracht op de investering;

• •

  Bijdragen uit een voorziening op grond van artikel 44, lid 1d BBV (dat wil zeggen in de heffing begrepen gespaarde bijdragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen) moeten in mindering worden gebracht op de investering;

• •

  Voor gronden die door middel van zakelijk recht (erfpacht) aan derden ter beschikking zijn gesteld, zijn voor de waardering bijzondere bepalingen van toepassing (artikel 63 lid 4 BBV);

• •

  Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

 

 

5.2 Financiële vaste activa

Kapitaalverstrekkingen aan gemeenschappelijke regelingen en leningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Indien nodig wordt een voorziening voor verwachte oninbaarheid in mindering gebracht. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen (aandelen) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Afwaardering vindt plaats als de waarde van de aandelen daalt tot onder de verkrijgingsprijs.

 

5.3 Waardeverandering

De waarde waarvoor een bezitting is opgenomen op de balans verandert, voornamelijk doordat deze gedurende de tijd dat we deze gebruiken minder waard wordt. We schrijven daarom af op onze activa. In hoofdstuk 5 staat beschreven hoe we dat doen. Het komt ook om andere redenen soms voor dat de boekwaarde zoals die in de administratie is opgenomen niet meer overeenkomt met de werkelijke waarde van het bezit als deze opnieuw zou worden gewaardeerd (marktwaarde). Dit kan voorkomen bij (on)voorziene omstandigheden en/of door externe factoren waardoor duurzame waardevermindering kan ontstaan. Ook het buitengebruikstellen van een bezit leidt vaak tot waardeverandering.

Artikel 65 lid 1 van het BBV schrijft voor dat naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa onafhankelijk van het resultaat van een boekjaar in aanmerking moeten worden genomen. Dit betekent echter niet dat activa bij waardevermindering altijd moet worden afgewaardeerd. Een duurzame waardevermindering zal zich voornamelijk voordoen bij gebouwen met een maatschappelijke functie die verkocht gaan worden, en bij gebouwen met een bedrijfseconomische functie. De volgende uitgangspunten zijn van toepassing.

• •

  Bij de waardering van vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, als deze vermindering naar verwachting duurzaam is;

• •

  Voor vastgoed met een maatschappelijke functie (bijvoorbeeld gemeentehuis, onderwijs, sport, cultuur, welzijn, zorg) speelt waardevermindering geen rol als de bestuurlijke intentie bestaat om dit vastgoed duurzaam te exploiteren. Bestaat de bestuurlijke intentie om het vastgoed te verkopen of de bestemming ervan te wijzingen naar vastgoed met een economische functie, dan is bij een duurzame waardevermindering afwaardering verplicht;

• •

  Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling als de restwaarde lager is dan de op dat moment aanwezige boekwaarde;

• •

  Waardevermeerderingen mogen niet worden verwerkt in de boekwaarde.

 

6 Afschrijven

 

Investeringen verliezen naar mate de tijd verstrijkt hun waarde, door slijtage en veroudering. Door de investeringen te activeren en af te schrijven, wordt de waarde van de investering op de balans steeds lager en verdelen we de kosten van de investering over de levensduur van het object.

De algemene regels voor het afschrijven van investeringen staan in artikel 64 van het BBV. Hierna worden de onderwerpen behandeld waarvoor er een bepaalde mate van beleidsvrijheid is.

 

6.1 Startmoment van de afschrijvingen

De commissie BBV doet de aanbeveling om in de financiële verordening c.q. de Nota waarderen en afschrijven op te nemen wanneer wordt aangevangen met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed. Wij kiezen ervoor om te starten met afschrijven met ingang van het begrotingsjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt of wordt verworven. Hiervoor wordt gekozen om redenen van efficiency (minder administratieve lasten), eenvoud en eenduidigheid. Uitgezonderd zijn de kosten van onderzoek en ontwikkeling en de bijdragen in activa in eigendom van derden (zie 3.2); deze immateriële vaste activa worden direct afgeschreven in het jaar van investeren.

 

6.2 Afschrijvingsmethoden

Het BBV laat de gemeente vrij in de keuze van afschrijvingsmethodiek. De meest gebruikte afschrijvingsmethoden bij gemeenten zijn:

• -

  Lineair: afschrijven op basis van een vast bedrag per jaar. De kapitaallasten dalen jaarlijks door afname van de rentelasten.

• -

  Annuïtair: afschrijving op basis van gelijkblijvende annuïteiten, ofwel de totale last van afschrijving en rente samen blijft gelijk. De rentecomponent is eerst hoog en de afschrijving laag. Tijdens de looptijd daalt de rente en neemt de afschrijving evenredig toe.

 

De gemeente kiest voor de lineaire afschrijvingsmethode omdat deze eenvoudig, voorspelbaar en transparant is. Bij deze methode worden de kosten van een investering gelijkmatig over de gebruiksduur verdeeld. Dit zorgt voor een stabiele belasting van de begroting en sluit goed aan bij het principe van een evenwichtige lastenverdeling over de jaren waarin het actief wordt gebruikt.

 

6.3 Afschrijvingstermijnen

Gelijksoortige activa (bezittingen) worden in gelijke termijnen afgeschreven. Het BBV schrijft niet voor welke termijnen gelden voor welke activa. Het BBV zegt wel dat de afschrijvingstermijn overeen moet komen met de verwachte economische en/of technische levensduur. In lijn met het voorzichtigheidsprincipe hanteren wij bij voorkeur de economische levensduur om de verwachte toekomstige gebruiksduur te bepalen. In de afschrijvingstabel (bijlage 3) zijn de binnen de gemeente Hardenberg meest voorkomende investeringen met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen opgenomen.

In sommige gevallen betreffen de afschrijvingstermijnen bandbreedtes. Per actief wordt dan binnen de bandbreedte de afschrijvingstermijn bepaald op basis van de verwachte levensduur. Het college kan in individuele gevallen afwijken van de aangegeven termijnen. Deze afwijkingen worden dan met onderbouwing samen met het investeringsvoorstel ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad.

Op gronden en terreinen wordt in principe niet afgeschreven. Enkel wanneer de grond wordt aangekocht ten behoeve van daarop aan te leggen infrastructuur die onlosmakelijk met de grond is verbonden, en niet valt te verwachten dat die grond ooit weer zelfstandig beschikbaar komt, worden de gronden afgeschreven tegelijk met de (levensduur van de) weg. Zo wordt bijvoorbeeld grond die wij aankopen om daarop een fietspad aan te kunnen leggen afgeschreven samen met het fietspad zelf. Wordt de grond aangekocht om daarop een gebouw te plaatsen, dan schrijven we niet af op die grond.

 

6.4 Restwaarde

Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel wordt voorgesteld om geen rekening gehouden met een restwaarde. Dit uitgangspunt wordt gehanteerd vanwege de grote mate van onzekerheid over de ontwikkelingen over de toekomstige gebruiksduur en het bepalen van de (mogelijke) restwaarde. Restwaarden liggen in de toekomst en zijn in hoge mate onderhevig aan onzekere factoren vanuit de markt.

 

 

7 Financiële dekking van investeringen

 

Het is de bevoegdheid van de raad om voor nieuwe investeringen krediet te verlenen. De voorstellen voor kredietverlening worden ingediend bij een P&C-product of via een separaat raadsvoorstel. Een kredietaanvraag moet altijd zijn voorzien van een dekkingsvoorstel, waarin staat aangegeven hoe de (kapitaal)lasten van het krediet worden gedekt. Dit kan op verschillende manieren.

 

7.1 Bijdragen van derden

Mochten er bijdragen van derden zijn, die in directe relatie met de investering staan, dan moeten deze bijdragen in mindering worden gebracht op het geactiveerde bedrag. Indien aan de bijdrage door de derde specifieke voorwaarden voor terugbetaling (meerjarig) zijn gesteld, mag de eventuele verrekening pas plaats vinden als – veelal naar (tijds)evenredigheid – aan de voorwaarden is voldaan. Voor het resterende bedrag van de investering, ofwel de gemeentelijk bijdrage van de investering, moet andere dekking worden aangewezen.

 

7.2 Structurele kapitaallasten in de begroting

Het BBV schrijft voor dat alle investeringen, zowel maatschappelijk als economisch nut, worden geactiveerd. Daaruit vloeien kapitaallasten voort, in de vorm van rente en afschrijving. Wanneer hiervoor geen incidentele middelen (reserves) worden ingezet, is er structurele begrotingsruimte nodig om de investering te kunnen dekken. Veelal wordt deze dekkingsmethode gekozen, als:

• -

  het actief op termijn voor rekening van de gemeente weer moet worden vervangen, of

• -

  als de kapitaallasten in de begroting worden gedekt uit externe middelen, bijvoorbeeld huurinkomsten, heffingen en dergelijke, of

• -

  als de gemeente geen reserves (meer) kan of wil inzetten, bijvoorbeeld omdat de afgesproken bodem ten behoeve van het weerstandsvermogen is bereikt.

Bij het indienen van een voorstel tot kredietverlening aan de raad, waarbij de structurele kapitaallasten in de begroting worden gedekt, moet altijd de impact op de meerjarenbegroting in ogenschouw worden genomen.

 

7.3 Incidentele middelen: dekking ineens uit een reserve

Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (boekwaarde) van een actief. Echter in sommige gevallen is het toegestaan om investeringen af te schrijven in één jaar. Voor het dekken van die afschrijvingslasten kunnen wel incidentele middelen (reserves) worden aangewend. Ofwel: tegenover de (eenmalige) afschrijvingslasten in de begroting staat een onttrekking uit de reserve, waardoor de lasten van deze “investering” geen invloed hebben op het begrotingssaldo.

In lijn met hetgeen is geschreven in onderdeel 3.2 wordt deze methode toegepast bij een tweetal immateriële vaste activa, namelijk:

• -

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;

• -

  Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

 

 

7.4 Incidentele middelen: afschrijven via een dekkingsreserve

Soms geven financiële en/of politiek-bestuurlijke omstandigheden aanleiding om incidentele middelen in te zetten voor het dekken van investeringen die niet in één jaar mogen worden afgeschreven. In dat geval kunnen deze middelen uit de reserve in een door de raad in te stellen bestemmingsreserve kapitaallasten worden gestort. Deze zogenaamde dekkingsreserve wordt dan gebruikt voor de dekking van de afschrijvingslasten die uit de activering en de wijze van afschrijven voortvloeien. De rente, als onderdeel van de kapitaallasten, blijft drukken op het begrotingssaldo.

Een dekkingsreserve moet van voldoende omvang zijn om de kapitaallasten gedurende de gehele vastgestelde afschrijvingsperiode aan de reserve te kunnen onttrekken. Wanneer een deel van een investering via een dekkingsreserve met incidentele middelen wordt gedekt, dan worden de kapitaallasten slechts naar rato aan de dekkingsreserve onttrokken. De dekkingsreserve is dus gekoppeld aan de betreffende investeringen.

Dekking van kapitaallasten uit een dekkingsreserve wordt over het algemeen toegepast bij investeringen in materiële vaste activa die eenmalig zijn en naar hun aard niet voor vervanging in aanmerking komen. Ook kan dit worden toegepast bij investeringen die naar hun aard wel vervangbaar zijn, maar waarbij de gemeente op termijn niet kan worden verplicht deze te vervangen, bijvoorbeeld omdat dit niet om een wettelijke taak gaat. Herinvestering vraagt dan te zijner tijd om een nieuwe politieke afweging.

Voorbeelden van investeringen die via een dekkingsreserve kunnen worden gedekt zijn:

• -

  De stichtingskosten (bijv. op basis van NEN-normen) voor de nieuwbouw of aankoop van maatschappelijk vastgoed, waarin een niet-wettelijke taak is gehuisvest;

• -

  Forse verkeerskundige aanpassingen van bestaande infrastructuur, waarbij wel sprake is van nieuwe aanleg maar de levensduur van de weg zelf niet noemenswaardig wordt verlengd;

• -

  Initiële investeringen, waarbij een deel van de investering eenmalig is en niet voor herinvestering in aanmerking komt, zoals bijv. grondaankopen, advies, aanleg tracé enz.

 

 

8 Slotbepaling

 

8.1 Vaststelling en herziening

Deze nota wordt vastgesteld door de gemeenteraad van Hardenberg. Deze nota wordt geactualiseerd als daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld door beleidswijzigingen of gewijzigde wet- en regelgeving.

 

8.2 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze nota treedt in op 1 januari 2026 en is geldend met ingang van het begrotingsjaar 2026. De nota is daarmee niet van toepassing op de jaarrekening 2025. De nota wordt aangehaald als "Nota Waarderen en Afschrijven 2025 ". De nota “Waarderen en Afschrijven Vaste Activa 2019 ” komt daarmee te vervallen.