Waarmee moet u als organisator rekening houden?

Een klein evenement kunt u meestal overal in de gemeente houden. Soms gelden voor een plek extra regels.

• Per plek mag u maximaal 2 belastende evenementen per jaar organiseren. Een belastend evenement is een evenement waarbij:
  • er geluidsoverlast is voor de omgeving, bijvoorbeeld door muziek en/of
  • doorgaande wegen of straten zijn afgesloten.
• Per plek mag u 1 keer per jaar een meerdaags (maximaal 2 dagen achter elkaar) muziekevenement houden. Op diezelfde plek mag u daarnaast in een jaar nog 1 belastend evenement van 1 dag organiseren. Een uitzondering geldt voor meerdaagse feesten die al heel lang bestaan.

Het kan natuurlijk gebeuren dat er 2 evenementen op dezelfde datum en plek zijn gepland. We proberen dit op te lossen door met beide partijen te praten. Komen de partijen er niet uit? Dan maken wij een keus. We kijken daarbij naar de uitstraling van het evenement, de doelgroep, praktische zaken en ‘oude rechten’.

• Muziek op een evenement moet op vrijdag en zaterdag om 01.00 uur zachter worden gezet. Alleen achtergrondmuziek mag dan nog. De festiviteiten mogen daarna nog tot 02.00 uur doorgaan.
• Bij evenementen op zondag tot en met donderdag moet de muziek om 24.00 uur zachter worden gezet. Tot 01.00 uur mag u achtergrondmuziek draaien.
• Terrassen van cafés of restaurants rond het evenement moeten om 01.00 uur gesloten zijn. Terrassen die horen bij het evenemententerrein moeten op vrijdag en zaterdag om 02.00 uur gesloten zijn. Van zondag tot en met donderdag geldt een eindtijd van 01.00 uur.

Het evenemententerrein moet goed en vanaf 2 kanten bereikbaar zijn voor hulpdiensten. We kunnen hiervoor eisen stellen.

Bij het bepalen van het maximaal aantal bezoekers moet u rekening houden met:

• de ruimte die nodig is voor de inrichting van het evenement
• de benodigde voorzieningen (zoals toiletten) en
• vrijhouden van vluchtwegen of nooduitgangen

Zorg ervoor dat het evenement goed bereikbaar is voor mensen die minder mobiel zijn (mindervaliden). Bijvoorbeeld door een verhard hoofdpad richting de ingang, een brede toegangspoort en minimaal 1 ruim aangepast toilet. Geef vooraf duidelijkheid over de bereikbaarheid voor mindervaliden.

Soms mag u straten gebruiken voor een (sport)evenement. U werkt dit uit in een verkeersplan.

Als organisator van het evenement zorgt u ervoor dat het afval wordt opgeruimd en afgevoerd.

We willen dat er zo min mogelijk ballonnen bij evenementen worden opgelaten of uitgedeeld. Bij evenementen die wij (mede) organiseren, worden geen ballonnen uitgedeeld of opgelaten. Bij andere evenementen kunnen we dit verbieden. Wensballonnen zijn verboden.

Als organisator zorgt u voor de veiligheid tijdens het evenement. Afhankelijk van het soort evenement en het aantal bezoekers zorgt u voor beveiligers. Ook kunnen we om een Veiligheidsplan vragen. Hierin staan mogelijke risico’s en maatregelen.

U neemt maatregelen om de volksgezondheid van deelnemers en bezoekers te beschermen. Dit kan door de inzet van EHBO-ers. Of door professionele medische hulpverlening bij het evenement.

We voeren een actief beleid om het gebruik van alcohol te verminderen. Daarom mag u geen happy hours houden. Reclame maken voor alcohol op uw evenement is ook verboden. Ook moet u ervoor zorgen en controleren dat jongeren onder de 18 jaar geen alcohol krijgen. Er zijn gratis posters. Deze wijzen ouders erop dat ze geen alcohol voor hun kind moeten halen. U kunt de posters aanvragen via posters@hardenberg.nl. Geef hierbij de volgende informatie door:

• Hoeveel posters wilt u hebben?
• Voor welk evenement hebt u posters nodig?
• Hoe groot moeten de posters zijn? A2 of A1 formaat.
• De datum waarop u de posters uiterlijk nodig hebt.
• Het adres waar u de posters wilt ontvangen.

Het is verboden om drugs te gebruiken. Verder raden we het af om lachgas tijdens een evenement te (laten) verkopen. Het is verstandig om dit te verbieden.