Communicatiepackage Ruimtelijke Adaptatie Samenwerking Noordelijk Vechtstromen

De gemeente Hardenberg start binnenkort een aanbesteding voor een adviesopdracht communicatiepackage voor de Risicodialoog Ruimtelijke Adaptatie. Het gaat om een opdracht namens het Samenwerkingsverband Noordelijke Vechtstromen (hierna: SNV).

In september 2017 is het Deltaplan Ruimtelijke Adaptatie (hierna: DPRA) aan de Tweede Kamer aangeboden. Het doel is ruimtelijke adaptatie binnen Nederland te accelereren. Om deze versnelling te bewerkstelligen, zijn gezamenlijk zeven ambities opgesteld.

De eerste ambitie is het in kaart brengen van de kwetsbaarheden door middel van stresstesten. De tweede ambitie is de vertaling van deze informatie naar een risicodialoog, waarin met de betrokken stakeholders gezamenlijke ambities worden opgesteld.

In Noordelijke Vechtstromen werken gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Ommen Hardenberg, waterschap Vechtstromen en provincies Overijssel en Drenthe (hierna gezamenlijke te noemen: partners) samen aan regionale ambities voor ruimtelijke adaptatie. De stresstest is onlangs afgerond.

De opdracht is gericht op de voorbereiding van een risicodialoog en bestaat uit de volgende werkzaamheden:

a) Strategie en campagne
Door de werkgroep Deltaprogramma Ruimtelijke Adaptatie en de werkgroep communicatie van Samenwerking Noordelijk Vechtstromen is een ontwerp communicatiestrategie opgesteld. Deze strategie dient te worden aangevuld en geconcretiseerd. Daarnaast dient deze strategie verder uitgewerkt te worden in een campagne gericht op iedere individuele partner.

b) Doorontwikkeling en vormgeven van de huidige website
Door inhoudsdeskundigen op het gebied van klimaatverandering is een website opgeleverd. Op deze website worden de effecten van klimaatverandering gepresenteerd. Deze website dient doeltreffend te zijn voor de gehele maatschappij. Daarnaast dient de website te voldoen aan de toegankelijkheidseisen van de Rijksoverheid (toegankelijkheidsstandaard Digitoegankelijk EN 301 549).

Het doel van de website is de boodschap, impact en betekenis van DPRA ten opzichte van de maatschappij over te brengen. De huidige website kun u inzien door in de loggen middels onderstaande gegevens:

c) Communicatiemiddelen
Voor het uitvoeringstraject van de communicatie richting de maatschappij zijn wij op zoek naar een set aan creatieve, doeltreffende communicatiemiddelen. Deze communicatiemiddelen hebben het doel om de inhoudelijk boodschap over te brengen.

Hierbij is het mogelijk om per partner dezelfde basisboodschap te brengen met eigen voorbeelden, ambitie en proces. Hierbij valt te denken aan PowerPoints, filmpjes, brochures. Voor dit onderdeel vragen wij u vanuit uw kennis en ervaring op het gebied van communicatie en creativiteit met een advies en aanpak te komen. 

Uitgangspunten
a) De overeenkomst wordt gesloten met de inschrijver die de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, op basis van de beste-/prijs kwaliteitverhouding, heeft gedaan.
b) De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is op 22 juli 2019.
c) De oplevering van de opdracht is op eind november 2019.

Planning
Planning onder voorbehoud:

  • 3 tot 18 juni 2019: aankondiging aanbesteding op de website van de gemeente Hardenberg.
  • 18 juni 2019 om 08.00 uur: eventuele loting in het gemeentehuis van Hardenberg.
  • 18 juni 2019: versturen van de offerteaanvraag.
  • 9 juli 2019: indienen van de offertes.

Aanmelden
Bij deze aanbesteding worden op grond van het aanbestedingsbeleid van de gemeente maximaal vijf bedrijven in de gelegenheid gesteld om aan de aanbesteding deel te nemen. De gemeente heeft hiervoor inmiddels drie partijen geselecteerd.

Wilt u in aanmerking komen voor één van de twee openstaande plaatsen? Dan kunt u zich hiervoor tot uiterlijk 18 juni 2019 online aanmelden.

Procedure
De aanmeldingen worden vervolgens door de gemeente Hardenberg getoetst in relatie tot de gestelde eisen. Als meer dan twee bedrijven aan de gestelde eisen voldoen, vindt er een loting plaats. De twee bedrijven die worden geloot, worden uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding.

Als een loting noodzakelijk is, vindt deze plaats op 18 juni 2019 om 08.00 uur in het gemeentehuis van Hardenberg. De gegadigden die deel uitmaken van de loting, kunnen indien gewenst hierbij aanwezig zijn. 

Na vaststelling van de definitieve lijst ontvangen alle geselecteerde bedrijven uiterlijk 18 juni 2019 gelijktijdig de offerteaanvraag. Bedrijven die niet zijn geselecteerd, worden daarover per e-mail geïnformeerd. Tegen de hierboven omschreven procedure staan geen rechtsmiddelen open.

Eisen
De aanmeldingen worden door de gemeente op onderstaande eisen beoordeeld. De aanbieder moet aantonen dat hij in de afgelopen drie (3) jaar ervaring heeft opgedaan met alle onderstaande punten:

  • Eis 1:
    Ervaring met het opstellen van campagnes en strategieën voor meerdere stakeholders tegelijkertijd uit de publieke sector.
  • Eis 2:
    Ervaring met het verder ontwikkelen van een website conform de toegankelijkheidseisen van de Rijksoverheid.

Belangrijk

  • Bij elke referentie dient u een tevredenheidsverklaring te overleggen.
  • In de tevredenheidsverklaring dient u duidelijk het volgende te omschrijven:
    - projectnaam;̶
    - financiële omvang;
    - project start- en einddatum;
    - behaalde resulta(a)t(en).
  • Als een tevredenheidsverklaring niet of onvoldoende ingaat op de gevraagde eisen, wordt de aanmelding terzijde gelegd.
  • Wanneer één opdracht voldoet aan alle eisen, dan volstaat één referentie. Hierbij geldt dat een opdracht die is uitgevoerd in een samenwerkingsverband en/of als hoofdaannemer ook volstaat als referentie.

Heeft u nog vragen?
Over de inhoud van de aanbesteding worden voorlopig geen verdere uitspraken gedaan.

Als u vragen heeft over deze vooraankondiging of u meer informatie wilt over bijvoorbeeld de wijze van aanmelden of uploaden tevredenheidsverklaring(en), neem dan gerust contact op met bureau Inkoop. Dit kan via het e-mailadres: bureau.inkoop@hardenberg.nl.

Contact

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Publieksdienst. U kunt hiervoor gebruikmaken van het digitale contactformulier.