Waarmee moet u als organisator van een evenement rekening houden?

Bij het organiseren van een evenement zijn er verschillende zaken waarmee u rekening moet houden. Of er gelden specifieke regels. Mogelijk moet u aanvullende maatregelen nemen. De gemeente houdt hier rekening mee mee bij het beoordelen van de aanvraag voor een evenementenvergunning.

Locatie
Een incidenteel en kortdurend evenement kan in principe overal in de gemeente plaatsvinden. In bepaalde gevallen gelden voor een locatie nadere regels of beperkingen.

  • Per locatie mogen maximaal twee belastende evenementen per jaar worden georganiseerd. Een belastend evenement veroorzaakt geluidhinder voor de omgeving, bijvoorbeeld door versterkte muziek. Ook evenementen waarbij doorgaande wegen of straten moeten worden afgesloten zijn belastend voor de omgeving.
  • Per locatie mag één keer per jaar een meerdaags (maximaal twee dagen aaneengesloten) muziekevenement plaatsvinden. Op die locatie mag daarnaast in een jaar nog één belastend evenement van één dag worden georganiseerd. Een uitzondering geldt voor meerdaagse feesten die al sinds jaar en dag bestaan.

Het kan natuurlijk gebeuren dat er twee evenementen op dezelfde datum en locatie zijn gepland. De gemeente gaat dan met beide partijen in gesprek om tot een oplossing te komen. Komen de partijen er niet uit, dan maakt de gemeente een keus. De gemeente kijkt daarbij naar de uitstraling van het evenement, de doelgroep, praktische zaken en ‘oude rechten’.

Eindtijd evenement

  • Versterkte muziek op een evenement moet in het weekend (vrijdag en zaterdag) om 01.00 uur zijn teruggebracht tot achtergrondmuziek. De festiviteiten mogen daarna nog tot 02.00 uur doorgaan.
  • Bij evenementen die doordeweeks (zondag tot en met donderdag) plaatsvinden, moet de muziek om 24.00 uur zijn teruggebracht. Tot 01.00 uur mag achtergrondmuziek gedraaid worden.
  • Terrassen van horecagelegenheden rond het evenement moeten om 01.00 uur gesloten zijn. Voor terrassen die onderdeel zijn van het evenemententerrein geldt in het weekend een eindtijd van 02.00 uur. Doordeweeks geldt een eindtijd van 01.00 uur.

Bereikbaarheid voor hulpdiensten
Het evenemententerrein moet goed en vanuit twee richtingen bereikbaar zijn voor hulpdiensten. De gemeente kan hiervoor specifieke eisen stellen.

Aantal bezoekers
Bij het bepalen van het maximaal aantal bezoekers moet u rekening houden met de ruimte die nodig is voor de inrichting van het evenement, benodigde facilitaire voorzieningen en vrij te houden vluchtwegen of nooduitgangen.

Mindervaliden
Zorg ervoor dat het evenement goed toegankelijk is voor mindervaliden. Bijvoorbeeld door te zorgen voor een verhard hoofdpad richting de ingang, een brede toegangspoort en minimaal één ruim aangepast toilet. Communiceer vooraf duidelijk over de toegankelijkheid voor mindervaliden.

Verkeersveiligheid
Het gebruik van wegen voor een (sport)evenement is slechts incidenteel toegestaan. U werkt dit nader uit in een verkeersplan.

Tijdelijke bouwwerken
Als organisator van het evenement, moet u de veiligheid en betrouwbaarheid van tijdelijke bouwwerken, zoals een tent, podium of tribune aantonen met constructieve berekeningen en tekeningen.

Afval
Als organisator van het evenement moet u ervoor zorgen dat afval van het evenement wordt opgeruimd en afgevoerd.

Ballonnen oplaten
De gemeente Hardenberg wil het uitdelen of oplaten van ballonnen bij evenementen zoveel mogelijk voorkomen. Bij door de gemeente (mede) georganiseerd evenement worden geen ballonnen uitgedeeld of opgelaten. De gemeente kan dit bij andere evenementen verbieden.
Wensballonnen zijn niet toegestaan.

Veiligheid
Als organisator zorgt u voor de veiligheid tijdens het evenement. Afhankelijk van het type evenement en het aantal bezoekers moet u beveiligers inzetten. Ook kan de gemeente om een Veiligheidsplan vragen. Hierin worden mogelijke risico’s en maatregelen omschreven.
Voorbeeld veiligheidsplan

Volksgezondheid
U moet maatregelen nemen om de volksgezondheid van deelnemers en bezoekers te waarborgen. Dit kan variëren van de inzet van EHBO-ers tot de aanwezigheid van meer professionele medische hulpverlening tijdens het evenement.

Alcoholmatiging

De gemeente Hardenberg voert een actief alcoholmatigingsbeleid. Daarom zijn bijvoorbeeld happy hours of promotieteams voor alcoholische dranken op uw evenement niet toegestaan. Ook moet u ervoor zorgen en controleren dat er geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18. Om de leeftijdscontrole van jongeren makkelijker te maken, verstrekt de gemeente kosteloos polsbandjes. De polsbandjes zijn alleen bedoeld om te gebruiken voor de leeftijdscategorie 18-25 jaar (dus niet als entreebewijs), waardoor  barmedewerkers in één oogopslag zien wie wél en wie geen alcohol mag drinken.

Drugs en lachgas
Drugsgebruik in de openbare ruimte en dus ook tijdens evenementen is niet toegestaan en strafbaar. De gemeente raadt de verkoop van lachgas tijdens een evenement af. Als organisator van een evenement doet u er verstandig aan dit niet toe te staan.

Contact

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Publieksdienst. U kunt hiervoor gebruikmaken van het digitale contactformulier.

Bel mij terug

Heeft u een vraag of opmerking voor de gemeente? Laat uw nummer achter en wij bellen u terug.

Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen binnen de gemeente Hardenberg? Meld u dan aan voor één van de nieuwsbrieven.