Evenement organiseren

We willen mensen die evenementen organiseren helpen om dit goed en veilig te doen. In onderstaand stappenplan leest u wat belangrijk is en wat u moet regelen.

1. Idee
Wilt u een evenement organiseren? De casemanager evenementenvergunning van de gemeente is uw contactpersoon. U kunt uw ideeën al vooraf met de casemanager bespreken.

2. Controleer de evenementenkalender
Het is verstandig om eerst de  evenementenkalender te bekijken. Hierop staan de evenementen voor de komende tijd.

3. Moet u een melding maken? Of een evenementenvergunning aanvragen?
Wilt u een klein evenement zonder bijkomende risico’s organiseren? Dan is een evenementenvergunning niet nodig. Wel moet u dit bij ons melden.

Voor grote evenementen vraagt u een vergunning aan. Het gaat bijvoorbeeld om evenementen:

  • met muziek
  • met een grote tent (meer dan 50 m2)
  • waar men alcohol kan kopen of
  • waar verkeersregelaars nodig zijn

Denk aan een braderie, optocht, feest of festival. Weet u niet zeker of uw evenement klein of groot is? Neem dan contact met ons op.

Lees meer over het verschil tussen een klein en groot evenement

4. Start op tijd met de voorbereidingen
Organiseert u een evenement? Dan zijn er verschillende zaken die u niet moet vergeten. Of er zijn regels waaraan u zich moet houden.

  • Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en deelnemers.
  • U zorgt ervoor dat de gezondheid van iedereen niet in gevaar komt.
  • De plek waar u het evenement wilt organiseren is belangrijk.
  • We willen niet meerdere evenementen op dezelfde plek op 1 dag. Dit is niet prettig voor de omgeving.
  • Na een bepaald tijdstip mag u geen muziek meer draaien.
  • U moet rekening houden met:
    - de bereikbaarheid
    - het maximaal aantal bezoekers
    - de verkeersveiligheid en
    - de toegang voor mindervaliden
  • Er zijn regels voor het gebruik van drugs en alcohol.

Voordat u de evenementenvergunning aanvraagt, regelt u verschillende zaken. Ook weet u wat u moet doen en nodig hebt. We nemen dit allemaal mee bij het beoordelen van uw aanvraag. Zorg dus dat u op tijd begint met de voorbereidingen. Zo kunt u op tijd een complete aanvraag indienen.

Lees meer over waar rekening mee moet houden.

5. Overleg vooraf
De casemanager evenementenvergunning is uw contactpersoon. U kunt uw plannen vooraf met de casemanager bespreken. Politie, brandweer, geneeskundige hulpdiensten, de Veiligheidsregio en de Omgevingsdienst adviseren ons bij het beoordelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning.

Het kan zijn dat we u vooraf uitnodigen voor een overleg met deze partijen. Zo weet u op tijd wat u nog moet doen. Of welke extra maatregelen nodig zijn.

Lees meer over de voorbereidingen voor uw aanvraag

6. Evenementensubsidie
Evenementen die bijdragen aan een bruisende evenementenkalender krijgen subsidie als ze aan de voorwaarden voldoen. Vraag subsidie voor een evenement voor het volgende jaar vóór 1 oktober aan. We laten uiterlijk 31 december weten wat we met uw aanvraag doen.

Lees meer over de evenementensubsidie

7. Aanvraagformulier
U vraagt een evenementenvergunning aan met het aanvraagformulier. Bij de aanvraag vertelt u: 

  • om wat voor evenement het gaat
  • waar u het evenement wilt houden en
  • wat u doet om alles goed en veilig te laten verlopen.

Bij het aanvraagformulier stuurt u bijlagen mee. Zoals een plattegrond van het evenemententerrein of een veiligheidsplan.

Lees meer over het aanvragen van de evenementenvergunning

8. Ons besluit 
Is de aanvraag voor de evenementenvergunning compleet? Dan zetten we de aanvraag in de krant. Ook vragen we advies aan bijvoorbeeld de hulpdiensten. Geven zij een positief advies? Dan geven wij de evenementenvergunning.

Meestal krijgt u binnen 8 weken na de aanvraag ons besluit. Is het een evenement met veel risico’s? Dan kan het 16 weken duren. Vraag de evenementenvergunning daarom op tijd aan.

Lees meer over wat er komt kijken bij een aanvraag

9. Vergunning geregeld
Krijgt u de vergunning? Dan kan uw evenement doorgaan. Tijdens het evenement zorgt u ervoor dat iedereen zich houdt aan de voorwaarden van de vergunning en andere regels die gelden. Wij vertrouwen erop dat dit gebeurt. Soms controleren wij of iedereen zich aan de regels houdt. Dit hangt af van het type evenement.

Lees meer over waarmee u tijdens het evenement rekening mee moet houden

10. Reclame 
Natuurlijk maakt u reclame voor uw evenement. Het is verstandig om uw evenement aan te melden op www.visithardenberg.nl. Zo is uw evenement ook online goed te vinden. Het staat dan op de website en Facebookpagina van Regio Hardenberg, de kracht van gewoon doen.

Vragen?
Bel ons dan via telefoonnummer 14 0523 of maak online een afspraak.

Aanvragen

Met onderstaande knop vraagt u een vergunning aan voor grote evenementen. Of maakt u melding van een klein evenement, samen met een ontheffing geluidhinder. Vraag de vergunning minimaal 8 weken vóór die tijd aan.

Om een evenementenvergunning te krijgen, moet u voldoen aan de voorwaarden. Deze voorwaarden staan in de documenten onderaan deze pagina. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat u deze leest en zich houdt aan de regels. Voor evenementen moet u ook voldoen aan de regels voor minder alcoholgebruik.

Evenementenkalender
We willen niet meerdere evenementen op dezelfde plek op 1 dag. Dit is niet prettig voor de omgeving. Bekijk daarom eerst de evenementenkalender. Dan weet u wat er de komende tijd op de agenda staat.

Aanvragen met DigiD of eHerkenning

U kunt uw vergunning ook aanvragen met DigiD of eHerkenning. Een aantal gegevens staan dan al ingevuld.

Kosten

U betaalt voor een evenementenvergunning. Hoeveel dit is, hangt af van het soort evenement. Dit kunt u navragen bij de casemanager.

Meer informatie over de kosten staat in de tarieventabel uit de legesverordening. Het staat in Titel 3 (Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn), Hoofdstuk 2 (Organiseren evenementen of markten).

Contact

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Publieksdienst. U kunt hiervoor gebruikmaken van het online contactformulier.

Bel mij terug

Hebt u een vraag of opmerking voor de gemeente? Laat uw nummer achter en wij bellen u terug.

Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen binnen de gemeente Hardenberg? Meld u dan aan voor één van de nieuwsbrieven.