Evenement organiseren

De gemeente Hardenberg wil organisatoren van evenementen ondersteunen bij het goed en veilig organiseren van evenementen. In onderstaand stappenplan leest u waarmee u rekening moet houden en wat u moet regelen: voor, na en tijdens het evenement.

1. Idee
Wilt u een evenement organiseren in de gemeente? De casemanager evenementenvergunning van de gemeente is uw aanspreekpunt. U kunt uw plannen vooraf al in de ideeënfase met de casemanager doorspreken.

2. Check de evenementenkalender
Het is verstandig om eerst de evenementenkalender te raadplegen. Hierop staan de evenementen waarvan al bekend is dat ze in het komende jaar plaats gaan vinden.

3. Moet u een melding maken of een evenementenvergunning aanvragen?

Voor een kleinschalig evenement zonder bijkomende risico's is een evenementenvergunning niet nodig. Wel moet u een melding doen bij de gemeente.

Voor grootschalige evenementen moet u een evenementenvergunning aanvragen. Het gaat bijvoorbeeld om evenementen met versterkte muziek, waar een grote tent van meer dan 50 vierkante meter wordt geplaatst, waar tegen betaling alcohol wordt geschonken, of waar verkeersregelaars nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een braderie, optocht, feest of festival. Weet u niet zeker of uw evenement kleinschalig of grootschalig is? Neem dan contact op met de gemeente.

Lees meer over het verschil tussen een kleinschalig en grootschalig evenement

4. Start op tijd met de voorbereidingen

Als u een evenement organiseert, zijn er verschillende zaken waarmee u rekening moet houden. Of er gelden specifieke regels waar u aan moet voldoen.

  • Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en deelnemers.
  • U neemt maatregelen om de volksgezondheid te waarborgen.
  • De locatie waar u het evenement wilt organiseren is van belang.
  • Voor de openbare orde is het niet wenselijk dat er meerdere belastende evenementen op dezelfde dagen plaatsvinden.
  • Na een bepaald tijdstip is versterkte muziek niet meer toegestaan.
  • U moet rekening houden met de bereikbaarheid, het maximaal aantal bezoekers, verkeersveiligheid en de toegang voor mindervaliden.
  • Er gelden regels met betrekking tot drugs- en alcoholgebruik.

Voordat u de evenementenvergunning aanvraagt, regelt u de verschillende zaken en zorgt u dat u de benodigde maatregelen in beeld hebt. De gemeente neemt al deze zaken mee bij het beoordelen van een aanvraag voor de evenementenvergunning. Zorg dus dat u op tijd start met de voorbereidingen, zodat u tijdig een complete aanvraag in kunt dienen.

Lees meer over waar u als organisator van een evenement rekening mee moet houden.

5. Vooroverleg
De casemanager evenementenvergunning van de gemeente is gedurende het traject uw aanspreekpunt. U kunt uw plannen vooraf met de casemanager doorspreken. Politie, brandweer, geneeskundige hulpdiensten, de Veiligheidsregio en de Omgevingsdienst adviseren de gemeente bij het beoordelen van een evenementenvergunningaanvraag.

Het is goed mogelijk dat u wordt uitgenodigd voor een vooroverleg met deze partijen. Zo weet u tijdig wat u nog moet regelen of welke aanvullende maatregelen nodig zijn.

Lees meer over de voorbereidingen voor de evenementenvergunningaanvraag

6. Evenementensubsidie
De gemeente Hardenberg ondersteunt evenementen die bijdragen een bruisende evenementenkalender met een evenementensubsidie. Hiervoor gelden een aantal criteria. U dient een aanvraag voor een evenementensubsidie voor het volgende jaar voor 1 oktober in. U krijgt dan uiterlijk op 31 december uitsluitsel.

Lees meer over de evenementensubsidie

7. Aanvraagformulier

U vraagt een evenementenvergunning aan via het aanvraagformulier. Bij de aanvraag omschrijft u om wat voor evenement het gaat, waar het evenement wordt gehouden en welke maatregelen u neemt voor een goed en veilig verloop van het evenement. Bij het aanvraagformulier voegt u diverse bijlagen, zoals een plattegrond van het evenemententerrein of een veiligheidsplan.

Lees meer over het aanvragen van de evenementenvergunning

8. Besluit gemeente
Als de evenementenvergunningaanvraag compleet is met alle bijlagen en plannen, publiceert de gemeente de aanvraag. De gemeente legt de aanvraag voor advies voor aan bijvoorbeeld de hulpdiensten. Bij een positief advies verleent de gemeente de evenementenvergunning.

Over het algemeen krijgt u binnen 8 weken na de aanvraag uitsluitsel. Bij een risicovol evenement kan deze termijn 16 weken duren. Vraag de evenementenvergunning dus tijdig aan.

Lees meer over de procedure rond de evenementenvergunningaanvraag

9. Vergunning geregeld
Als de evenementenvergunning verleend is, kan uw evenement plaatsvinden. Tijdens het evenement bent u er als organisator verantwoordelijk voor dat de voorwaarden van de evenementenvergunning en andere geldende regels worden nageleefd. De gemeente vertrouwt erop dat dit gebeurt. Afhankelijk van het type evenement ziet de gemeente erop toe dat de regels worden nageleefd.

Lees meer over waarmee u tijdens het evenement rekening mee moet houden

10. Promotie
Natuurlijk zet u vol in op promotie van uw evenement. Om ook online goed zichtbaar te zijn, is het verstandig uw evenement aan te melden op www.visithardenberg.nl en zo te delen met een groot publiek. Uw evenement is daardoor zichtbaar op de website en Facebookpagina van Regio Hardenberg, de kracht van gewoon doen.

Lees hier het complete evenementenbeleid van de gemeente Hardenberg
.

Vragen?
Heeft u vragen? Neem dan contact op met de gemeente Hardenberg via het telefoonnummer 14 0523, of maak online een afspraak.

Aanvragen

Via onderstaande documenten kunt u een vergunning aanvragen voor grote evenementen, of een melding doen van een klein evenement in combinatie met een ontheffing geluidhinder.

Voor evenementen geldt dat de vergunning minimaal acht weken voor aanvang moet worden aangevraagd.

Evenementenagenda
Voor de openbare orde is het niet wenselijk dat er meerdere belastende evenementen op dezelfde dagen plaatsvinden. Raadpleeg eerst via de evenementenagenda wat er inmiddels vergund of aangevraagd is.

Documenten

TitelTypeGrootteDownload
Aanvraagformulier voor evenementen Word298 KBDownload
Aanvraagformulier voor evenementen PDF528 KBDownload
Veiligheidsplan Word508 KBDownload

Kosten

Voor een evenementenvergunning moet u betalen. Hoeveel u betaalt, is afhankelijk van het soort evenement. Dit kunt u navragen bij de evenementencoördinator.

Meer informatie over de kosten kunt u lezen onder Titel 3 (Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn), Hoofdstuk 2 (Organiseren evenementen of markten) van de tarieventabel uit de legesverordening.

Voorwaarden

Aan een evenementenvergunning zijn voorschriften verbonden, waaraan u dient te voldoen. Deze voorschriften kunt u lezen via onderstaande documenten. U bent zelf verantwoordelijk voor het kennisnemen en naleven van de voorschriften.

Voor evenementen moet u bovendien voldoen aan de regels voor alcoholmatiging.

Richtlijnen, advies en informatie

TitelTypeGrootteDownload
Richtlijnen evenementenbeveiliging PDF1,60 MBDownload
Richtlijn voor constructieve toetsingscriteria PDF3,52 MBDownload
TitelTypeGrootteDownload
Standaardadvies PDF141 KBDownload
Alcohol PDF147 KBDownload
Drugs PDF137 KBDownload
Risicovol weer PDF147 KBDownload
Extreem warme weersomstandigheden PDF333 KBDownload
Hitte PDF137 KBDownload

Contact

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Publieksdienst. U kunt hiervoor gebruikmaken van het digitale contactformulier.

Bel mij terug

Heeft u een vraag of opmerking voor de gemeente? Laat uw nummer achter en wij bellen u terug.

Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen binnen de gemeente Hardenberg? Meld u dan aan voor één van de nieuwsbrieven.