Instellen vertrouwenscommissie en vaststellen verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Hardenberg 2019/2020

Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Link naar originele publicatie:
Deze link gaat naar een andere site
Type bekendmaking:
Verordeningen
Publicatiedatum:
20-12-2019



Instellen vertrouwenscommissie en vaststellen verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Hardenberg 2019/2020

 

De raad van de gemeente Hardenberg;

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 10 december 2019;

 

Besluit:

 

1. Een vertrouwenscommissie in te stellen voor de voorbereiding van de benoeming van een nieuwe burgemeester voor Hardenberg.

2. De verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Hardenberg 2019/2020 vast te stellen.

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardenberg van 17 december 2019.

 

De raad voornoemd,

 

de griffier de voorzitter,

F.G.S. Droste drs. J.W. Wiggers

 

Verordening vertrouwenscommissie

 

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de commissie: de vertrouwenscommissie;

  • b.

    de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Overijssel;

  • c.

    de voorzitter: de voorzitter van de vertrouwenscommissie;

  • d.

    de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2 Taak commissie

  • 1.

    De commissie stelt een profielschets op, die met de commissaris wordt besproken en door de raad wordt vastgesteld.

  • 2.

    De commissie heeft tot taak de geschiktheid van kandidaten voor het ambt van burgemeester van de gemeente Hardenberg te beoordelen en daarover schriftelijk en gemotiveerd verslag uit te brengen aan de raad en aan de commissaris.

  • 3.

    De commissie voert daartoe gesprekken met de door de commissaris geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten.

 

Artikel 3 Samenstelling

  • 1.

    De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties, die deel uitmaken van de gemeenteraad. Een fractie kan bepalen een ander raadslid voor te dragen als lid van de commissie.

  • 2.

    Er worden geen plaatsvervangende leden benoemd.

  • 3.

    De raad benoemt de 1e locoburgemeester als adviseur van de commissie. Hij is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.

  • 4.

    De fractievoorzitter van de grootste partij treedt op als voorzitter van de commissie.

  • 5.

    De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

  • 6.

    De griffier, met als vervanger de gemeentesecretaris, fungeert als secretaris van de commissie en verleent ambtelijke bijstand. De griffier en vervanger hebben geen stemrecht.

 

Artikel 4 Bevoegdheden

  • 1.

    De commissie bepaalt, mede aan de hand van de door de commissaris geselecteerde kandidaten, de voor een gesprek te ontvangen kandidaten.

  • 2.

    Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad.

  • 3.

    De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning in de voorbereiding op de sollicitatieprocedure.

  • 4.

    De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten.

  • 5.

    De commissie kan besluiten een door de commissaris als geschikt geachte kandidaat niet te ontvangen; in dat geval stelt de commissie de commissaris van dit besluit op de hoogte.

  • 6.

    De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt schriftelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris. Zij doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van twee kandidaten, in voorkeursvolgorde, die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van de twee kandidaten de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

     

Artikel 5 Vergaderingen

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

  • 2.

    De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

  • 3.

    Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld.

  • 4.

    De commissie vergadert alleen als tenminste vijf van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

 

Artikel 6 Geheimhouding

  • 1.

    De commissie vergadert in beslotenheid en legt in elke vergadering geheimhouding, als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet, op omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden voorgelegd, alsmede ten aanzien van het behandelde tijdens de vergadering.

  • 2.

    De voorzitter ziet erop toe dat aan het bepaalde in het eerste lid wordt voldaan.

  • 3.

    Aan de raadsleden, die geen zitting hebben in de commissie, en aan anderen wordt geen inzage of informatie verstrekt omtrent de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering.

  • 4.

    Noch de commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding, als waarvan sprake is in het eerste lid, opheffen.

  • 5.

    De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

 

Artikel 7 Correspondentie

  • 1.

    De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

  • 2.

    Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden aan een door de secretaris te bepalen adres gericht en aldaar bewaard. Uitgaande post wordt vanaf dit adres verzonden.

  • 3.

    Alle stukken, die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter en/of door de griffier ondertekend.

 

Artikel 8 Gesprekken kandidaten

  • 1.

    De voorzitter nodigt in overleg met de commissie de geselecteerde personen uit die kandidaat zijn voor het ambt van burgemeester van Hardenberg.

  • 2.

    Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

 

Artikel 9 Rapportage

  • 1.

    De commissie streeft naar een unanieme rapportage van haar opvattingen, bedoeld in artikel 4, zesde lid.

  • 2.

    Als geen unanimiteit wordt bereikt, dan wordt het gevoelen van de minderheid van de commissie desgewenst in de schriftelijke rapportage vermeld.

  • 3.

    Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen opvattingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen opvattingen van de commissie maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de raad en de commissaris gebracht.

 

Artikel 10 Ontbinding en archivering

  • 1.

    De commissie wordt ontbonden op de dag na die waarop aan de gemeenteraad bekend is gemaakt wie als burgemeester van Hardenberg is benoemd.

  • 2.

    De voorzitter en de secretaris dragen er zorg voor dat, zo spoedig mogelijk na ontbinding van de commissie, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt, namens burgemeester en wethouders, in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

  • 3.

    Van de overbrenging wordt een verklaring van overbrenging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van met toepassing van artikel 15, lid 1, sub a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid.

  • 4.

    De originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de commissaris of van kandidaten worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip aan betrokkenen teruggezonden.

  • 5.

    Alle overige aan de commissie verstrekte bescheiden of alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip door de leden bij de secretaris ter vernietiging ingeleverd.

  • 6.

    De in het vijfde lid bedoelde bescheiden worden door de secretaris terstond vernietigd.

 

Artikel 11 Citeertitel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening wordt aangehaald als “verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Hardenberg 2019/2020”.

  • 2.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgende op die van haar bekendmaking.

  • 3.

    Deze verordening vervalt op de dag volgend op die waarop aan het gemeentebestuur bekend is gemaakt wie als burgemeester van Hardenberg is benoemd. Het bepaalde in artikel 6, vijfde lid, blijft ook na het vervallen van deze verordening van toepassing.

  • 4.

    Deze verordening wordt ter kennis gebracht aan de commissaris.

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardenberg van 17 december 2019

De raad voornoemd,

de griffier de voorzitter,

F.G.S. Droste drs. J.W. Wiggers

Toelichting

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begrippen vertaald. Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 2 Taak commissie

Dit artikel behoeft geen toelichting.

 

Artikel 3 Samenstelling 

De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad is al dan niet elke fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze verordening niet opgenomen.

Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.

 

Artikel 4 Bevoegdheden

De voornaamste taak en bevoegdheid van de commissie is om de door de commissaris geselecteerde kandidaten te beoordelen op geschiktheid.

Hierbij kan de commissie ook gebruik maken van externe deskundigheid.

Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft.

De commissie kan besluiten om een door de commissaris geschikt geachte kandidaat niet te ontvangen. Hiervan moet de commissaris dan wel op de hoogte worden gesteld.

De commissie kiest op basis van haar beoordeling 2 geschikte kandidaten uit, die ze aanbeveelt bij de commissaris. De motieven hiervoor worden erbij vermeld.

 

Artikel 5 Vergaderingen 

Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld. De voorzitter met tenminste 3 leden moeten de bijeenkomst noodzakelijk vinden (de helft).

Voor wat betreft de stemming tijdens de vergadering geldt het vereiste van de helft + 1 (voor deze commissie dus 5).

 

Artikel 6 Geheimhouding 

De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 9 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.

De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van iedere vergadering door de voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

 

Artikel 7 Correspondentie

Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht worden genomen.

Sommige griffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen, zo min mogelijk op papier te zetten.

 

Artikel 8 Gesprekken kandidaten

Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie ervoor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd is. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.

 

Artikel 9 Rapportage 

Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in de rapportage op passende wijze tot uitdrukking gebracht.

Het is van belang er zorg voor te dragen dat de rapportage voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van de rapportage van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in de rapportage van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een rapportage kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.

2. Bevindingen: In de rapportage wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in de rapportage.

De rapportage wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

 

Artikel 10 Ontbinding en archivering

Wordt ervoor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming. Gekozen is om de commissie te ontbinden direct nadat openbaar is gemaakt wie als nieuwe burgemeester van Hardenberg is benoemd.

Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.

Er zijn twee fasen te onderscheiden.

“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.

Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.

Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van B&W in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren.

Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

 

Artikel 11 Citeertitel en inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.