Regeling Beoordelen

Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Link naar originele publicatie:
Deze link gaat naar een andere site
Type bekendmaking:
Overige overheidsinformatie
Publicatiedatum:
09-12-2019



Regeling Beoordelen

Artikel 1. Begripsbepaling

  • a.

    Werknemer: Degene die krachtens een arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht bij de Omgevingsdienst IJsselland werkzaam is.

  • b.

    Functie: Het geheel van werkzaamheden dat de werknemer volgens zijn functiebeschrijving c.q. profiel verricht.

  • c.

    Leidinggevende De direct leidinggevende van de werknemer; geeft leiding aan de werknemer en is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en bevoegd de werknemer te beoordelen.

  • d.

    Ontwikkelgesprek: Het eerste gesprek in de gesprekscyclus. Tijdens dit gesprek worden afspraken gemaakt over de verwachtingen ten opzichte van het functioneren en de ontwikkeling van de werknemer.

  • e.

    Beoordelingsgesprek: Het afsluitende gesprek in de gesprekscyclus. De leidinggevende beoordeelt het functioneren van de werknemer aan de hand van gemaakte afspraken in het ontwikkelgesprek, een aantal vooraf bepaalde thema’s en eventuele niet-structurele werkzaamheden.

  • f.

    Beoordelingsperiode: De vooraf vastgestelde periode , voorafgaand aan het beoordelen, waarover de leidinggevende een oordeel vormt over de werknemer.

  • g.

    Beoordelen: Het oordelen over het functioneren van de werknemer door de leidinggevende op basis van de vastgestelde afspraken, gedrag , vaardigheden, competenties, kernwaarden, vooraf bepaalde thema’s en eventuele niet-structurele werkzaamheden.

Artikel 2. Gesprekscyclus

  • 1.

    De gesprekscyclus beslaat een periode van één kalenderjaar en bestaat uit:

    • a.

      Ontwikkelgesprek (Q1)

    • b.

      Functioneringsgesprek (gedurende het lopende jaar) bij minder functioneren

    • c.

      Beoordelingsgesprek (Q4)

    • d.

      Evt. individuele/incidentele invulling van gesprekken

  • 2.

    Het ontwikkelgesprek is de start van de jaarlijkse gesprekscyclus, er worden werkafspraken gemaakt, ontwikkelpunten geformuleerd en er wordt besproken welke ondersteuning en middelen de werknemer nodig heeft de komende periode.

  • 3.

    De afspraken die gemaakt worden tijdens dit gesprek worden door de werknemer in een verslag vastgelegd en, na accordering van de leidinggevende aan YouForce toegevoegd.

Artikel 3 Voorbereiding ontwikkelgesprek

  • 1.

    De leidinggevende plant de afspraken in en nodigt de werknemer uit voor een ontwikkelgesprek. Bij de uitnodiging voor de werknemer wordt nogmaals gespecificeerd wat er van ze verwacht wordt , wat ze kunnen verwachten tijdens het gesprek en wat ze kunnen voorbereiden

  • 2.

    De leidinggevende verdiept zich voorafgaand aan het gesprek nogmaals in de leidraad van het ontwikkelgesprek en bereid zich voor.

  • 3.

    De leidinggevende stelt een agenda op voor het gesprek en deelt deze op voorhand met de werknemer

Artikel 4. Ontwikkelgesprek

  • 1.

    De werknemer geeft een indicatie van de werkresultaten die hij/zij dit jaar beoogd te halen.

  • 2.

    De leidinggevende en werknemer stellen deze werkresultaten samen vast.

  • 3.

    De werknemer definieert ontwikkelpunten voor zichzelf en geeft aan welke opleidingsbehoefte hij/zij ervaart. De leidinggevende geeft aan hoe hij deze punten voor de betreffende werknemer ziet.

  • 4.

    De werknemer geeft aan hoe hij/zij de komende periode een bijdrage gaat leveren aan de kernwaarden, missie en visie van de organisatie. De leidinggevende geeft een indicatie van zijn verwachtingen met betrekking tot deze punten.

  • 5.

    De werknemer/ leidinggevende kunnen tijdens het ontwikkelgesprek evt. overige punten inbrengen ter bespreking.

  • 6.

    De werknemer stelt na afloop van het gesprek een verslag op en legt dit binnen 2 weken, via YouForce, voor aan de leidinggevende ter accordering.

Artikel 5. Niet-structurele werkzaamheden

  • 1.

    Indien, gedurende de periode na het voeren van het ontwikkelgesprek en voor het voeren van het beoordelingsgesprek , zich onverwachte werkzaamheden voordoen, wordt met deze werkzaamheden rekening gehouden in het beoordelingsgesprek.

  • 2.

    Als een werknemer gedurende de periode voor de beoordeling deelneemt aan een project worden eventuele resultaten van dit project meegenomen bij de beoordeling.

Artikel 6. Beoordeling

  • 1.

    De beoordeling heeft als doel een formeel oordeel vast te stellen over de wijze van functioneren in relatie tot de afspraken die zijn gemaakt in het ontwikkelgesprek en eventuele functioneringsgesprekken. Dit gebeurt tijdens het beoordelingsgesprek.

  • 2.

    De opties voor het te geven formele oordeel zijn als volgt gedefinieerd:

  • a.

    Onvoldoende (onder niveau): De werknemer presteert onder het gewenste niveau dat verwacht mag worden op basis van het functieprofiel, competenties, kennis en inzicht , vaardigheden , gedrag en de resultaatgerichte afspraken. Deze beoordeling kan alleen toegekend worden, wanneer er gedurende het jaar functioneringsgesprekken zijn gevoerd, tussen werknemer en leidinggevende.

  • b.

    Goed (op niveau): De werknemer presteert op het gewenste niveau dat verwacht mag worden op basis van het functieprofiel, competenties, kennis en inzicht , vaardigheden , gedrag en de resultaatgerichte afspraken.

  • c.

    Uitmuntend (boven niveau): De werknemer presteert ruim boven het gewenste niveau dat verwacht mag worden op basis van het functieprofiel, competenties, kennis en inzicht , vaardigheden, gedrag en de resultaatgerichte afspraken.

  • 3.

    De formele beoordeling kan leiden tot een onderbouwing van een voorstel tot:

  • a.

    Vaste aanstelling

  • b.

    Verlenging of beëindiging tijdelijk dienstverband

  • c.

    Besluiten over het toekennen van een beloning, zie: regeling (incidentele) beloning

  • d.

    (bij)Sturen van loopbaan (zowel bij positieve als negatieve beoordelingen)

  • e.

    Oordeel over (dis)functioneren en de daarbij behorende consequenties

  • f.

    Besluiten over loopbaanperspectief (zijn er mogelijkheden voor bijvoorbeeld: interne doorstroming)

Artikel 7. Voorbereiding beoordelingsgesprek

  • 1.

    De leidinggevende plant de afspraken in en nodigt de werknemer uit voor een beoordelingsgesprek. Bij de uitnodiging voor de werknemer wordt nogmaals gespecificeerd wat er van ze verwacht wordt en wat ze kunnen verwachten tijdens het gesprek.

  • 2.

    De leidinggevende) verdiept zich voorafgaand aan het gesprek nogmaals in de leidraad van het beoordelingsgesprek en bereid zijn/haar beoordeling en onderbouwing voor.

  • 3.

    De leidinggevende stelt een agenda op voor het gesprek en deelt deze op voorhand met de werknemer.

  • 4.

    De leidinggevende verzamelt zijn/haar verslaglegging van het afgelopen jaar. Hierbij worden zaken zoals de afspraken uit het ontwikkelgesprek en eventuele notities van niet structurele werkzaamheden meegenomen.

  • 5.

    In het geval van onvoldoende of uitmuntende beoordeling onderbouwt de leidinggevende de beoordeling richting het MT. Het MT geeft vervolgens haar advies m.b.t. de te geven beoordeling.

Artikel 8. Beoordelingsgesprek

  • 1.

    Het beoordelingsgesprek vindt plaats tussen de beoordeelde werknemer en de leidinggevende.

  • 2.

    De leidinggevende reflecteert op de onderwerpen zoals besproken in het ontwikkelgesprek en spreekt een oordeel over het functioneren van de werknemer op basis van de vastgestelde afspraken, gedrag , vaardigheden, competenties, kernwaarden, vooraf bepaalde thema’s en eventuele niet-structurele werkzaamheden.

  • 3.

    Na afloop van het gesprek stelt de leidinggevende een verslag op van het gesprek en ondertekent deze. De werknemer controleert het verslag en tekent (indien akkoord). Het ondertekende verslag wordt via Youforce opgeslagen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer.

Artikel 9. Tijdvak voor beoordeling

  • 1.

    De beoordeling gaat over een tijdvak van 1 kalenderjaar en wordt opgesteld in het vierde kwartaal.

  • 2.

    Het beoordelingstijdvak is in principe 1 kalenderjaar in bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld:

    • a.

      Werknemers die korter dan 2 maanden in dienst zijn: Deze dienen, indien proeftijd van toepassing is, een evaluatiegesprek van hun proeftijd te krijgen.

    • b.

      Werknemers die langdurig ziek zijn.

Artikel 10. Beoordelingsautoriteit

  • 1.

    De leidinggevende maakt de beoordeling op.

  • 2.

    Bij langdurige afwezigheid van de leidinggevende worden de werkzaamheden als bedoeld in deze regeling opgepakt door zijn of haar plaatsvervanger. Wanneer de leidinggevende uit dienst gaat zorgt hij voor een overdracht naar een collega leidinggevende zodat de beoordeling alsnog opgemaakt kan worden.

  • 3.

    Om een beoordeling te kunnen formuleren moet de werknemer voorafgaand aan het beoordelingsgesprek minstens een half jaar werkzaam zijn geweest.

Artikel 11. Bezwaar

  • 1.

    Indien de werknemer het niet eens is met de beoordeling, kan hij of zij binnen zes weken schriftelijk bezwaar aantekenen tegen de beoordeling.

    • a.

      De werknemer dient de leidinggevende of HR schriftelijk te informeren over de reden van zijn bezwaar.

    • b.

      De leidinggevende en HR bestuderen het bezwaarschrift en bespreken dit binnen het MT.

    • c.

      Het MT neemt met advies van HR een beslissing.

    • d.

      Indien noodzakelijk kan de leidinggevende of het MT HR inschakelen als procesbewaker.

Bijlage

Leidraad beoordelingsgesprek

1. Doelstellingen beoordelingsgesprek

Het uitgangspunt voor dit gesprek is dat de leidinggevende aangeeft en onderbouwt hoe hij het functioneren van de werknemer heeft ervaren. Een beoordelingsgesprek is hiermee aan te merken als een eenzijdig gesprek. Het beoordelen van werknemers dient uiteindelijk te leiden tot verbetering of behoud van kwaliteit wat betreft functioneren, presteren, uitdragen van kernwaarden en het stimuleren van de gewenste houding en het daarbij behorende gedrag.

Nadat de leidinggevende zijn oordeel heeft gegeven is er ruimte voor tweezijdigheid in het gesprek. Bij een positief oordeel kan worden besproken wat dit succes betekent voor de toekomst. Eventueel kunnen er nieuwe afspraken worden gemaakt. Bij een negatief oordeel wordt nagegaan welke oorzaken hiervoor zijn en hoe deze opgelost kunnen worden.

De beoordelingsuitslag mag voor een werknemer geen verrassing meer zijn. Wanneer een leidinggevende van mening is dat een werknemer niet goed functioneert dan is ruim voor het beoordelingsgesprek, in overleg met HR, een traject gestart om het functioneren te verbeteren.

Onderstaande elementen komen tijdens het beoordelingsgesprek aan de orde:

  • Terugkoppeling geven

  • Inzicht in prestaties en mogelijkheden krijgen

  • Bijdrage aan kernwaarden, missie en visie van de organisatie

  • Ontwikkelpunten (positief waarderend)

  • Successen vieren

2. Gesprekspartners

Het beoordelingsgesprek vindt plaats tussen de werknemer en de leidinggevende.

3. Wanneer

Het beoordelingsgesprek vindt 1 keer per jaar plaats, in het vierde kwartaal.

4. Voorbereiding

  • 1.

    De leidinggevende plant de afspraken in en nodigt de werknemers uit voor een beoordelingsgesprek. Bij de uitnodiging wordt aangegeven welke onderwerpen er tijdens het gesprek aan de orde komen.

  • 2.

    De leidinggevende verdiept zich voorafgaand aan het gesprek in de leidraad van het beoordelingsgesprek en bereidt zijn/haar beoordeling en onderbouwing voor.

  • 3.

    De leidinggevende stelt een agenda op.

  • 4.

    De leidinggevende verzamelt zijn/haar verslaglegging van het afgelopen jaar. Denk hierbij aan afspraken die tijdens het ontwikkelgesprek zijn gemaakt en eventuele verslagen of notities van functioneringsgesprekken die gedurende het jaar zijn gevoerd.

  • 5.

    De leidinggevende toetst, in het geval van een onvoldoende of een uitmuntende beoordeling, de beoordeling bij de andere MT-leden.

5. Het gesprek

Op onderstaande onderwerpen wordt de werknemer beoordeeld:

  • Resultaten voortvloeiend uit afspraken die gemaakt zijn tijdens het ontwikkelgesprek.

  • Resultaten voortvloeiend uit afspraken naar aanleding van een eventueel functioneringsgeprek.

  • Functie-inhoud: basistaken en eventuele extra rollen.

  • Functie-uitoefening: hoe zijn de resultaten behaald (bijvoorbeeld houding en gedrag).

  • Functieomstandigheden: ontwikkelingen oppakken en handelen in bijzondere omstandigheden

  • Klantgerichtheid: zowel naar deelnemers als de maatschappij.

  • Samenwerking: met collega’s en leidinggevende.

  • Eventuele projectevaluaties.

Verdere gesprekspunten:

  • Persoonlijke kwaliteiten

  • Wat verder ter tafel komt

6. De beoordeling

De leidinggevende heeft voor de beoordeling een de keuze uit een driepuntsschaal:

Onvoldoende, goed en uitmuntend

De nuancering van de gekozen beoordeling vindt plaats in een goed onderbouwd gesprek en uiteindelijk in de verslaglegging. Indien de leidinggevende vervolg wil geven aan een beoordeling die als uitmuntend aan te merken is wordt er verwezen naar de regeling incidenteel belonen.

7. Verslaglegging

  • Na afloop van het gesprek stelt de leidinggevende een verslag op van het gesprek en ondertekent deze. Dewerknemer controleert het verslag en tekent deze (indien akkoord). Het ondertekende verslag wordt opgeslagen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer.

  • Indien de werknemer het niet eens is met de beoordeling kan er binnen 6 weken (conform BW) na de gespreksdatum bezwaar worden gemaakt. Dit bezwaar kan schriftelijk en ondertekend worden aangeleverd bij de leidinggevende of HR.

Leidraad ontwikkelgesprek

1.Doelstellingen ontwikkelgesprek

Het doel van dit gesprek is het in kaart brengen van de ontwikkeling die de werknemer het komende jaar wil gaan maken en hoe deze ontwikkeling zich verhoudt tot het doel van de organisatie. Hiernaast wordt er gekeken hoe dit doel behaald kan worden en welke ondersteuning de werknemer hierbij nodig heeft.

2. Gesprekspartners

Het ontwikkelgesprek vindt plaats tussen de werknemer en de leidinggevende.

3. Wanneer

Het ontwikkelgesprek vindt één keer per jaar plaats, in eerste kwartaal. In het geval van een latere indiensttreding wordt een ander moment afgestemd.

4. Voorbereiding

  • De leidinggevende plant de afspraak in en nodigt de werknemer uit voor een ontwikkelgesprek. Het initiatief voor een ontwikkelgesprek kan ook vanuit de werknemer komen als er bijvoorbeeld gedurende het jaar andere werkzaamheden worden gedaan. Bij de uitnodiging voor de werknemer wordt gespecificeerd wat er van hem/haar verwacht wordt en wat hij/zij kan verwachten tijdens het gesprek.

  • De leidinggevende en de werknemer verdiepen zich voorafgaand aan het gesprek in deze leidraad en bereiden zich voor op het gesprek.

  • De leidinggevende stelt een agenda op die door de werknemer kan worden aangevuld.

5 . Het gesprek

Tijdens het gesprek komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Met welke werkresultaten gaat de werknemer dit jaar aan de slag?

  • Hoe geeft de werknemer invulling aan de in het Bedrijfsplan genoemde kernwaarden : kwaliteit, nabijheid en efficiency?

  • Hoe geeft de werknemer vorm aan de samenwerking tussen collega’s, leidinggevende en team?

  • Welke ontwikkelpunten ziet de werknemer voor zichzelf en welke opleidingsbehoefte bestaat er?

  • Hoe/waar ziet de werknemer zichzelf over 2 á 3 jaar?

  • Overige punten.

  • Benodigde competenties van de werknemer voor uitvoeren functie (leidinggevende neemt hierin het initiatief).

Verslaglegging

De werknemer stelt binnen twee weken na het gesprek een (bondige) samenvatting van het gesprek op, waarin de ontwikkelafspraken en doelen zo SMART mogelijk worden opgesteld. Hij levert dit verslag via Youforce aan de leidinggevende aan.

  • Youforce Self Service

  • Startscherm, tab Personeelsgesprek

  • Tegel , Gespreksverslag

  • Verslag als bijlage uploaden, blok samenvatting van het gesprek/gemaakte afspraken niet invullen