Inkoop- & aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst IJsselland

Originele publicatie downloaden:
Download het PDF bestand
Link naar originele publicatie:
Deze link gaat naar een andere site
Type bekendmaking:
Overige besluiten van algemene strekking
Publicatiedatum:
02-05-2019



Inkoop- & aanbestedingsbeleid Omgevingsdienst IJsselland

Inleiding

De Omgevingsdienst IJsselland voert Europese en nationale aanbestedingen bij meer- en enkelvoudige inkopen. De Omgevingsdienst heeft de behoefte om de markt met heldere kaders en doelstellingen tegemoet te treden. De wereld rondom inkoop en aanbesteden, waarin samenwerking van belang is, staat niet stil. Wet- en regelgeving is aan het veranderen (nieuwe Europese aanbestedings-richtlijnen en gewijzigde Aanbestedingswet). Dit is van belang voor de uitgangspunten in ons Inkoopbeleid, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. In dit Inkoopbeleid geeft de Omgevingsdienst haar ambities en doelstellingen weer en probeert daarbij maatschappelijke waarden te respecteren. Daarbij streeft de Omgevingsdienst naar een professioneel opdrachtgeverschap. Naast aanbestedingsrechtelijke uitgangspunten als gelijkheid, objectiviteit, zorgvuldigheid en transparantie in aanbestedingsprocedures, wordt ook waarde gehecht aan kwaliteit in de eigen organisatie (standaardprocessen, contract- en leveranciersmanagement en contractbeheer).

Hoofdstuk 1 Algemeen

1.1 Beschrijving organisatie

De Omgevingsdienst IJsselland (verder: Omgevingsdienst) is per 1 januari 2018 gestart en is een gemeenschappelijke regeling tussen elf gemeenten en de provincie Overijssel. Met elkaar geven we invulling aan advisering, vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu. Daarbij waarborgen we de leefomgeving en versterken we bedrijven. Doel is om risico’s te beperken en zo de leefbaarheid van de regio IJsselland te vergroten. De Omgevingsdienst is gevestigd in het Stadskantoor in Zwolle en biedt één aanspreekpunt, zodat we onze specialismen optimaal kunnen benutten.

Voor meer informatie over de Omgevingsdienst kunt u terecht op www.odijsselland.nl.

1.2 Beschrijving algemene uitgangspunten bij aanbesteding

De Omgevingsdienst heeft de verantwoordelijkheid om middelen op een rechtmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden.

Uitgangspunt in onze aanbestedingen is dat de Omgevingsdienst, naast de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijkheid, transparantie en proportionaliteit te allen tijde respecteert. De Omgevings-dienst hanteert bijvoorbeeld objectieve voorwaarden om de keuze voor een aanbestedingsprocedure en een leverancier te verantwoorden. De Omgevingsdienst leeft daarbij de relevante wet- en regelgeving na. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

  • Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ (2014/24, 2014/23 en 2014/25) vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie;

  • Aanbestedingswet 2012: deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen;

  • De Gids Proportionaliteit, richtsnoer op basis van de Aanbestedingswet;

  • Het Aanbestedingsreglement Werken (ARW);

  • Burgerlijk Wetboek;

  • Gemeente- en Provinciewet;

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

1.3 Beleidsuitgangspunten

1.3.1 Maatschappelijke waarde

Inkoop is ondersteunend aan de verwezenlijking van onze publieke doelstellingen. Met inkopen wil de Omgevingsdienst zoveel mogelijk maatschappelijke waarde bereiken. De Omgevingsdienst streeft naar de beste prijs-kwaliteitverhouding binnen het beschikbare budget. Opdrachten zullen in principe gegund worden op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In gevallen waarin kwaliteit geen of nauwelijks onderscheidend vermogen heeft, kan de Omgevingsdienst gemotiveerd kiezen om te gunnen op laagste prijs of op laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit.

1.3.2 Samenwerking

Met het oog op het verkrijgen van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde wil de Omgevingsdienst allereerst effectief inkopen. Daarbij is oog voor samenwerking. Zowel in de eigen organisatie als ook met andere organisaties. De samenwerking kan er toe leiden dat opdrachten gezamenlijk aanbesteed worden, contracten gezamenlijk afgesloten worden of gezamenlijk gemanaged.

De Omgevingsdienst zoekt de verbinding op categorieën van producten, diensten en werkzaamheden. Hierdoor bouwen we een grotere kennis op van de markt en meer expertise. Dit betekent dat we beter kunnen profiteren van de ontwikkelingen en innovaties op de markt. De Omgevingsdienst kan kwalitatief betere contracten afsluiten en heeft daardoor minder faalkosten.

Vervolgens willen we ook efficiënt inkopen. Hierbij kijkt de Omgevingsdienst of door samenwerking inkoopvoordeel behaald kan worden. Inkoopvoordeel doet zich daarbij bijvoorbeeld voor doordat er slechts één in plaats van drie contracten gemanaged moeten worden, doordat door een groter contract er meer mogelijkheden zijn om social return-doelstellingen te verwezenlijken, of omdat er een gunstiger prijs en/of kwaliteit verwacht mag worden.

Samenwerking is echter geen doel op zich. Per aanbesteding gaan we afwegen of gezamenlijk aanbesteden toegevoegde waarde heeft, waarbij gekeken wordt of door een dergelijke samenvoeging de opdracht niet té groot wordt voor de markt en of de samenvoeging logisch past bij de aard van de opdracht. Waar nodig raadplegen we de markt hierover. Dit kan er toe leiden dat de Omgevingsdienst besluit toch apart te gaan aanbesteden of de opdracht in percelen te verdelen.

1.3.3 Lokaal/regionaal beleid

Als we inkopen, houden we het belang van de regionale en lokale economie in het oog. Daar waar wet- en regelgeving ruimte biedt, stimuleren we de regionale en lokale economie en de werkgelegenheid en pakken we lokale kansen. Dit kan bijvoorbeeld door de toe te passen procedure (zie ook paragraaf 2.1), door het verdelen in percelen en het toepassen van algemeen gebruikelijke en aanvaarde geschiktheidseisen.

1.3.4 Duurzaamheid

We kopen maatschappelijk verantwoord in. Dit betekent dat we, naast de prijs van producten, diensten en werken, sturen op de mogelijke positieve effecten van deinkoop op milieu en sociale aspecten. De Omgevingsdienst zoekt naar de mogelijkheden om maximaal bij te dragen aan duurzaamheid. De Omgevingsdienst kan hierbij leveranciers, aannemers of dienstverleners selecteren op de duurzaamheidscriteria die zijn vastgesteld door de Rijksoverheid. De Rijkoverheid heeft per productgroep (minimale) milieucriteria en contractvoorwaarden vastgesteld.1

Milieu

We zijn ons er van bewust dat de explosieve toename van het verbruik van primaire grondstoffen, binnen afzienbare tijd leidt tot schaarste daarvan en een belasting voor het milieu. Het sluiten van materiaal kringlopen voorkomt verdere uitputting van de aarde. De Omgevingsdienst omarmt dan ook de doelstellingen van het kabinet2 om het gebruik van primaire grondstoffen (mineraal, fossiel en metalen) in 2030 terug te brengen naar 50% en in 2050 naar 0%. Dat betekent dat gaandeweg, in toenemende mate en uiteindelijk volledig, een situatie moet ontstaan waarin voor producten en voor de productie en het gebruik ervan geldt dat:

  • gebruik van nieuwe primaire grondstoffen is geminimaliseerd;

  • levensduur van producten en de daarin besloten grondstoffen is verlengd;

  • materialen en grondstoffen worden hergebruikt bij einde levenscyclus product, hierbij o.a. rekening houdend met het ontwerp, gebruik en de waarde van een restproduct.

De Omgevingsdienst wil hieraan door onze inkopen een belangrijke bijdrage leveren in de transitie naar een circulaire economie.

Bij het vaststellen van onze inkoopbehoefte brengen wij in beeld wat de mogelijkheden zijn voor circulair inkopen en welke effecten dit heeft, zodat er een bewuste keuze gemaakt kan worden voor een inkoop met de meeste maatschappelijke waarde.

Bij de inkoop en aanbesteding van producten, diensten of werken zullen we daarom in verschillende mate eisen en wensen stellen op het gebied van milieu. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie- of materiaalgebruik, maar ook om te streven naar herbruikbaarheid van materialen in de hele keten of het overstappen naar een bruikleenmodel in plaats van eigendom.

Bij het circulair inkopen borgen we in ons inkoopproces dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet. Cruciaal hierbij is waardebehoud van producten en materialen.

Nieuwe ontwikkelingen en initiatieven die bijdragen aan bovengenoemd streven omarmen wij en geven hier invulling aan door de ruimte die de wet ons biedt maximaal te benutten.

Sociaal

De Omgevingsdienst streeft naar het behouden en uitbreiden van werkgelegenheid, een duurzame inzet van mensen en sociale kwaliteit. Bij het inkopen nemen we waar mogelijk sociale aspecten mee. Dit uit zich onder meer in het stellen van verplichtingen aan ondernemers. Zo zal de Omgevingsdienst contractueel eisen dat opdrachtnemers CAO-verplichtingen naleven (waaronder het betalen van loon conform o) en stelt de Omgevingsdienst eisen ten aanzien van het inzetten van personeel met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Maar ook bieden wij ruimte aan en stimuleren wij sociaal ondernemen. Onze focus ligt hierbij in de eerste plaats op lokaal of regionaal (provinciaal) of nationaal. Maar ook mondiaal, door van onze opdrachtgevers te eisen dat ze zich inzetten voor bijvoorbeeld betere internationale arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld tegen kinderarbeid en hongerlonen).

Social return

De Omgevingsdienst hecht waarde aan een inclusieve arbeidsmarkt, waarbij iedereen participeert naar vermogen. Om dit te bevorderen stellen wij bij het verlenen van onze opdrachten waar mogelijk de contractuele eis dat onze opdrachtnemers extra maatregelen nemen om deze inclusiviteit te realiseren (social return).

In sommige gevallen zal het opnemen van een dergelijke verplichting niet passend zijn voor een opdrachtnemer (bijv. laagconjunctuur) of niet passen bij de opdracht (bijv. lage of juist hoge looncomponent of verdringing van bestaand (tijdelijk) personeel of juist krapte aan personeel). Proportionaliteit speelt daarbij een grote rol. Daarom kunnen wij in een concrete aanbesteding afzien van het opnemen van de verplichting, deze op een ander niveau vaststellen of op een andere wijze invullen.

Om een opdrachtnemer bij te staan in de uitvoering van de verplichting kunnen wij een opdrachtnemer in contact brengen met een regionaal werkbedrijf, die hem bij de invulling ondersteunt en ons adviseert of en in welke mate aan de verplichtingen is voldaan.

Sociaal ondernemen

Ter bevordering van de inclusiviteit wil de Omgevingsdienst in aanbestedingen ruimte bieden aan sociale werkvoorzieningen en sociale ondernemingen. Wij kunnen uit dat oogpunt in een concrete aanbesteding gemotiveerd besluiten om opdrachten voor te behouden aan dit soort ondernemingen en de concurrentie uitsluitend te laten plaatsvinden tussen dit soort bedrijven.

Internationale sociale voorwaarden

Onze opdrachtnemers houden zich aan internationale sociale voorwaarden (waaronder het verbod op dwang- en kinderarbeid, het verbod op discriminatie, het recht op veilige en gezonde werkomstandigheden en de inachtneming van het maximaal aantal werkuren). Een opdrachtnemer kan op verschillende manieren aan deze eis voldoen, bijvoorbeeld door zich aan te sluiten bij zogeheten keteninitiatieven, zoals Utz en Fair Trade, of in de keten van toeleveranciers of geldverstrekkers alleen zaken te doen met partijen die deze verboden naleven.

In aanbestedingen nemen wij waar mogelijk de eis op dat opdrachtnemers over een certificaat van een dergelijk keteninitiatief dienen te beschikken. Zodoende dragen wij bij aan het respecteren van de internationale sociale rechten.

1.3.5 Innovatie

Innoveren of vernieuwen is essentieel voor ondernemers, of dat nu is in processen of techniek. Door te innoveren speelt de ondernemer in op de veranderende behoeften van de klant en versterkt daarmee zijn marktpositie. Innovatie is voor ons belangrijk niet alleen vanwege het economische effect maar tevens om problemen op te lossen op het gebied van zorg, milieu, energie en mobiliteit.

We willen, daar waar mogelijk, optimaal de kennis van de markt inzetten. Om dit te bereiken moedigen we innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Om bovengenoemde doelstellingen te bereiken, maken we bijvoorbeeld gebruik van de volgende mogelijkheden:

Marktconsultatie

Voordat we een opdracht in de markt zetten, kan een marktconsultatie worden gehouden. Door middel van een marktconsultatie kan al in een vroeg stadium contact met de markt worden gezocht, waardoor we informatie bij de markt kunnen ophalen en de opdracht beter kunnen afstemmen op de markt.

Gerichte contractkeuze

Ook kan in plaats van het traditioneel beschrijven van het bestek, meer functioneel gespecificeerd worden door te beschrijven voor welk probleem we een oplossing zoeken, zodat we optimaal gebruik kunnen maken van de kennis van de markt en de meest duurzame en innovatieve oplossing kunnen kiezen.

Unsolicited proposals , Right to challenge , Maatschappelijk aanbesteden

We staan open voor maatschappelijke initiatieven als dit een bijdrage levert aan onze doelstelling(en). Gedacht moet bijvoorbeeld worden aan Unsolicited proposals3, Right to challenge4 en/of maatschappelijk aanbesteden. Uiteraard kijken we per geval hierbij wel of wet- en regelgeving hiertoe voldoende ruimte biedt.

1.3.6 Integriteit, belangenscheiding

De Omgevingsdienst hecht veel waarde aan integer handelen. Ondernemers en burgers kunnen ervan uitgaan dat wij vertrouwelijk met hun gegevens omgaan en niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze verstrekt zijn. In aanbestedingen gebruiken wij de wettelijke instrumenten om de integriteit van onze opdrachtnemers te toetsen. Naast het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vragen wij om een gedragsverklaring aanbesteding en als wij dat nodig achten, zullen wij aan onze opdrachtnemers en/of hun medewerkers een Verklaring omtrent het Gedrag vragen.

Bibob -onderzoek

Bij aanbestedingen van overheidsopdrachten in de sectoren bouw, milieu en ict, kan de Omgevingsdienst, als de aard en/of de omvang van de opdracht daartoe aanleiding geven of in het geval dat er aanwijzingen zijn dat er sprake is van omstandigheden zoals opgenomen in artikel 9, lid 2 sub c en d van de Wet Bibob5, een eigen onderzoek doen conform de wet Bibob en de daartoe door onze organisaties opgestelde beleids-regels. Ook kan besloten worden om advies te vragen bij het (landelijk) bureau Bibob.

Per aanbesteding zal bezien worden of een eigen onderzoek of het inwinnen van Bibob-advies proportioneel is. Ondernemers dienen er rekening mee te houden dat zij bij aanbestedingen in genoemde sectoren een vragenlijst op grond van de wet Bibob moeten invullen.

Naar aanleiding van een eigen onderzoek of een Bibob-advies kan besloten worden een ondernemer uit te sluiten van deelname aan de desbetreffende aanbesteding. In overeenkomsten in de genoemde sectoren nemen we op dat tijdens de looptijd van een contract een eigen onderzoek of het inwinnen van een Bibob-advies mogelijk is als de aard en/of de omvang van de opdracht daartoe aanleiding geven of in het geval dat er aanwijzingen zijn dat er sprake is van omstandigheden zoals opgenomen in artikel 9, lid 2 sub c en d van de Wet Bibob. Tevens wordt opgenomen dat de uitkomsten van een dergelijk onderzoek aanleiding kunnen zijn tot ontbinding van de overeenkomst.

Belangenscheiding

Belangenverstrengeling rond een aanbesteding kan zich voordoen wanneer een inschrijvende marktpartij betrokken was, of is, bij de voorbereiding van het project of de aanbesteding of de beoordeling van de inschrijvingen. Belangenverstrengeling kan leiden tot het vervalsen van de mededinging door a) inschrijven met voorkennis of b) manipulatie van de opdracht, de aanbesteding of de gunning. Dit willen wij voorkomen.

Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen hanteren wij als basis het beleid “Scheiding van Belang” van Rijkswaterstaat6. Dit betekent dat een ondernemer in geval van een mogelijke belangenverstrengeling moet kunnen aantonen dat hier geen sprake van is om mee te mogen doen met een aanbesteding. Om belangen-verstrengeling binnen onze organisatie te voorkomen hanteren wij een integriteitsbeleid.

Hoofdstuk 2 Procedurele uitgangspunten

 

Uitgangspunt is dat alle inkopen en aanbestedingen rechtmatig en transparant plaats vinden, waarbij beleid en afspraken praktisch en uitvoerbaar zijn. Hieronder vindt u de procedurele uitgangspunten die de Omgevingsdienst hanteert bij onze inkopen en aanbestedingen.

2.1 Aanbestedingsprocedures

De Omgevingsdienst kan kiezen uit verschillende aanbestedingsprocedures. Uitgangspunt is dat wij, binnen de wettelijke mogelijkheden, kiezen voor een procedure die proportioneel is en past bij de inkoopbehoefte. In de schema’s in 2.1.1 zijn de algemene drempels opgenomen. De drempels gaan uit van de totale geraamde waarde van de opdracht, exclusief BTW en inclusief mogelijke opties en verlengingen.

In concrete aanbestedingen kunnen wij echter gemotiveerd kiezen voor een andere procedure dan hieronder aangegeven. Een “zwaardere” procedure is, binnen de grenzen van de proportionaliteit, altijd mogelijk; hiervoor is het niet vereist dat er van dit beleid afgeweken wordt. Wij kijken bij het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure onder meer naar de omvang van de opdracht, de transactiekosten voor ons en de inschrijvers, het aantal potentiële inschrijvers, het gewenste eindresultaat, complexiteit van de opdracht en type opdracht/betrokken sector.

2.1.1 Drempels overheidsopdrachten voor Leveringen en diensten (inhuur personeel) en Werken (de genoemde bedragen zijn exclusief btw).

Aanbestedingsvorm

Leveringen en diensten (inhuur personeel)

Werken

Opmerking

Europees

Boven Europese drempel (€ 221.000)

Boven Europese drempel (€ 5.548.000)

 

Meervoudig onderhands

€ 30.000 tot aan Europese drempel

€ 221.000 tot aan Europese drempel

Minimaal 3 offertes aanvragen

Enkelvoudig onderhands

Tot € 30.000

Tot € 30.000

1 offerte aanvragen

Drempels Concessies

Concessies zijn overheidsopdrachten waarbij de concessiehouder het recht krijgt om voor eigen risico een dienst of een werk te exploiteren7. Indien de waarde van de concessie een bepaalde drempel overschrijdt is er sprake van een licht regime van aanbesteden. De Omgevingsdienst kiest ervoor om in die gevallen in ieder geval een meervoudig onderhandse procedure te volgen.

Ook indien de concessie een waarde heeft die onder deze drempel ligt willen wij concurrentie niet uitsluiten en kiezen wij, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken respectievelijk diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure.

Aanbestedingsprocedure Categorie

Omgevingsdienst

 

Drempelbedragen

Aantal uit te nodigen onderneming

Enkelvoudig onderhands

€ 0 - € 30.000

Offerteaanvraag bij één onderneming

Meervoudig onderhands *

€ 30.000 – geldende Europese drempelbedrag8

Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemeningen

Europees

≥ geldende Europese drempelbedrag

Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen

Drempels Sociale en andere specifieke diensten

In het geval er sprake is van diensten die voorkomen op de lijst met sociale en andere specifieke diensten willen wij in principe ook concurrentie laten plaatsvinden indien de waarde van de opdracht onder het daarvoor geldende drempelbedrag9 blijft. In principe kiezen wij, indien de waarde het bedrag van enkelvoudig aanbesteden voor werken respectievelijk diensten overschrijdt, zoveel mogelijk voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure tenzij er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang. In dat laatste geval zullen wij een passende mate van openbaarheid betrachten.

Aanbestedingsprocedure Categorie

Omgevingsdienst

 

Drempelbedragen

Aantal uit te nodigen onderneming

Enkelvoudig onderhands

€ 0 - € 30.000

Offerteaanvraag bij één onderneming

Meervoudig onderhands *

€ 30.000 – € 750.000

Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemeningen

Europees

≥ € 750.000

Offerteaanvraag bij min. 3 ondernemingen10

Waar mogelijk willen wij nieuwkomers kansen bieden deel te nemen aan onze aanbestedingen. Wij zullen uit dat oogpunt onze geschiktheidseisen en selectiecriteria zorgvuldig in ogenschouw nemen en niet zwaarder maken dan voor de opdracht noodzakelijk.

Bij de keuze voor de uit te nodigen partijen willen we, daar waar wet- en regelgeving ruimte biedt, de lokale en regionale economie stimuleren en in het verlengde hiervan ook de circulaire economie bevorderen. Bij de definitie van lokaal en regionaal sluiten wij aan bij de economische regio in IJsselland (zie figuur 1).

Figuur 1: Economische regio IJsselland

Kostenvergoeding

Het uitgangspunt is dat de Omgevingsdienst geen kosten vergoedt die een ondernemer maakt om in te schrijven op een aanbesteding. Wij kunnen hier per aanbesteding van afwijken. Wanneer we afwijken, zullen we per aanbesteding van tevoren aangeven in de uitvraag welke kosten in welke mate voor vergoeding in aanmerking komen.

2.2 Uitzonderingen en afwijkingen

2.2.1 Uitzonderingen

In bepaalde gevallen kan de Omgevingsdienst ervoor kiezen een opdracht niet aan te besteden of op een andere manier aan te besteden. Wij gebruiken hierbij de mogelijkheden die wet- en regelgeving ons biedt. Zo kunnen wij bijvoorbeeld gebruik maken van de mogelijkheden tot (quasi) inbesteden en het aangaan van publieke samenwerkingen of het voorbehouden van opdrachten aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen.

2.2.2 Afwijkingsbevoegdheid

Uiteraard dient dit beleid als een standaard voor onze werkwijze bij inkopen en aanbesteden en zal de Omgevingsdienst dienovereenkomstig handelen. Niettemin kunnen wij in bijzondere omstandigheden afwijken van het beleid. Dit zullen wij slechts doen (binnen de wettelijke mogelijkheden) op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit, voorzien van een advies van ONS (Overheid en Services), afdeling inkoop en contractmanagement. De bevoegdheid om te besluiten om af te wijken van het beleid is geregeld in het mandaatbesluit van de Omgevingsdienst.

2.3 Geschillen

Wij doen ons uiterste best om elke inkoop- of aanbestedingsprocedure zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen. Het is uiteraard denkbaar dat er vragen leven of bezwaren of klachten zijn over de inkoop of aanbesteding. Wij gaan hier zo adequaat en efficiënt mogelijk mee om.

2.3.1 Vragen

Als er onduidelijkheden zijn in de procedure of in de uitgevraagde opdracht bieden wij in elke procedure de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Wij beantwoorden deze vragen binnen de gestelde termijnen.

2.3.2 Klachten

Naast de mogelijkheid van het stellen van vragen in een aanbestedingsprocedure is het ook mogelijk dat een ondernemer of branche- en belangenorganisaties klachten over een aanbestedingsprocedure kan indienen. Klachten kunnen digitaal gestuurd worden aan Info@odijsselland.nl, daar wordt de klacht geregistreerd en in behandeling genomen.

De wijze van klachtafhandeling zal in de aanbestedingsstukken aangegeven worden.

2.3.3 Bezwaren

Uiteraard kan het zo zijn dat een ondernemer het niet eens is met de beslissingen die wij nemen in de inkoopprocedure. Indien dat het geval is en we komen er in onderling overleg niet uit, bestaat de mogelijkheid om een procedure bij de rechter aan te spannen. Het aanbestedingsdocument zal altijd aangeven waar en binnen welke termijn de opdrachtnemer dit dient te doen.

2.4 Contractvorming

Met het sluiten van een overeenkomst wordt het inkooptraject afgesloten. Over het algemeen zal er tijdens het inkooptraject een conceptovereenkomst voorgelegd worden. Potentiële opdrachtnemers kunnen tijdens de inkoopprocedure suggesties en tekstvoorstellen doen om de overeenkomst zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht. Daarbij worden risico’s zo evenwichtig mogelijk verdeeld.

2.4.1 Algemene inkoopvoorwaarden

Wij maken daarnaast bij al onze inkopen gebruik van algemene inkoopvoorwaarden:

Voor leveringen en diensten algemeen: Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Omgevingsdienst IJsselland11.

Voor ICT-leveringen en ICT-dienstverlening: Gemeentelijke voorwaarden bij IT-overeenkomsten (GIBIT)12.

Voor werken: UAV13 en/of UAV GC14.

Voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij iedere aanbesteding zullen potentiële opdrachtnemers wel in de gelegenheid gesteld worden om suggesties te doen voor afwijking van de inkoopvoorwaarden om zodoende de voorwaarden te laten aansluiten bij de aard en omvang van de opdracht.

2.4.2 Contractmanagement

Na afronding van de inkoopprocedure en het sluiten van het contract begint er een nieuwe fase: het uitvoeren van de opdracht. Wij willen hierin een professioneel opdrachtgever zijn. Naast het systematisch beheren van onze overeenkomsten in één centraal register hechten wij waarde aan het uitvoeren van contractmanagement opdat beide partijen het contract adequaat en zoals afgesproken uitvoeren. De Omgevingsdienst heeft een bedrag van € 5000 vastgesteld voor contractregistratie. Dit bedrag sluit aan bij de gemaakte afspraken in het mandaatregister. Goed contractmanagement levert een belangrijke bijdrage aan het beoogde (contract)resultaat en voorkomt onnodige kosten. Op basis van omvang en risico wordt per contract het contractmanagement ingericht.

Hoofdstuk 3 Duur, wijzigingen en evaluatie

3.1 Duur

Het Inkoopbeleid Omgevingsdienst IJsselland treedt in werking met ingang van de dag nadat de Omgevingsdienst het, na vaststelling door het algemeen bestuur, heeft gepubliceerd.

3.2 Wijzigingen en evaluatie

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering en ontwikkelingen binnen de Omgevingsdienst). De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Verantwoording over het inkoopbeleid vindt jaarlijks plaats in de jaarrekening van de Omgevingsdienst. Zo nodig vindt herijking van het beleid plaats.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst IJsselland van 6 december 2018.

De voorzitter, de secretaris-directeur,

Mr. drs. B. Koelewijn P.J. van Zanten Msc