Volledige calamiteitenplan

1. Verantwoordelijkheden

1.1 BHV / Crisisteam
Hoofd Bedrijfshulpverlening is, conform het BHV-plan Gemeentehuis Hardenberg, gelegen Stephanuspark 1, de heer A. Oldenburger, teamleider IAF van de afdeling Service Domein. Het hoofd BHV is  verantwoordelijk voor de vorming van een Crisisteam in de lijn van de organisatie. Vanuit de BHV wordt opgeschaald, al naar gelang de grootte van de calamiteit (in de archiefbewaarplaats). De taken worden uitgevoerd in de lijn van de organisatie met bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Bij calamiteiten met betrekking tot documentaire informatie moet meteen contact worden opgenomen met: Van Waarde te Beekbergen (tel. 055 -5423147, 06 53 93 93 53 of 06-53149479). Met dit bedrijf is een paraplu-overeenkomst afgesloten voor eerste dienstverlening bij calamiteiten (zaak 344819). Als algemene uitwijklocatie voor te evacueren niet-beschadigde archieven geldt: VADA Archieven te Nijverdal (0548-631212 ).

De gemeentesecretaris en de directe collega’s van het team Facilitaire Zaken, cluster Documentaire Informatievoorziening (DIV) worden zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

Van Waarde is in overleg met de Depotbeheerder van het Gemeentearchief Hardenberg verantwoordelijk voor de eventuele evacuatie van archiefbescheiden en het laten behandelen van archiefbescheiden tijdens en na een calamiteit.

Bij wijzigingen in de structuur en verantwoordelijkheden van de organisatie zal dit Calamiteitenplan geactualiseerd dienen te worden en opnieuw moeten worden vastgesteld. Bij wijzigingen in de bedrijfsvoering zal dit plan inhoudelijk worden aangepast, zonder opnieuw te worden vastgesteld.

1.2 Communicatie
In het ontruimingsplan is opgenomen hoe er wordt gehandeld en gecommuniceerd in geval van een calamiteit met betrekking tot het gemeentehuis. De communicatie wordt verzorgd door of in opdracht van het Crisisteam en loopt in de lijn van de organisatie, volgens reguliere taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

2. Reikwijdte calamiteitenplan

Dit calamiteitenplan geldt voor de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats en de paternosterkasten op de afdeling bij het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV), op de 5de verdieping van het gemeentehuis Hardenberg.

Dit plan geldt niet voor digitale gegevens en documentenbestanden, omdat deze dagelijks door middel van een back-up en restore-procedure op een andere locatie worden veiliggesteld.

Dit plan zal specifiek onder de aandacht worden gebracht van de BHV-organisatie, van de brandweerorganisatie en het afdelingshoofd Service Domein als eerstverantwoordelijke in het Crisisteam.

3. Handelwijze per calamiteit

3.1 Bij brand (verantwoordelijkheid BHV)
Wanneer bij controle, nadat rookmelders zijn afgegaan, blijkt dat het om een klein hanteerbaar brandje gaat in de archiefbewaarplaats of in de buurt ervan, deze proberen zelf te blussen m.b.v. de speciale brandblussers in de archiefbewaarplaats. Wanneer het om een grotere brand gaat die niet geblust kan worden, meteen de brandweer en de BHV waarschuwen. Primair gaat de eigen veiligheid vóór het behoud van de collecties. Het opvolgen van de instructies van de BHV’ers is in deze essentieel. Bij ontruiming de archiefbewaarplaats controleren op aanwezigen en vervolgens de archiefdeuren sluiten. De BHV zorgt ervoor dat het gehele gebouw geëvacueerd wordt en zij regelen ook de contacten met de hulpverleners. Zie het BHV-plan Gemeentehuis Hardenberg.

3.2 Na de brand

  • Neem, nadat de brandweer de plek heeft vrijgegeven, de situatie ter plekke op. Let hierbij op het mogelijk omvallen c.q. instorten van stellingen en obstakels.
  • Indien het een kleine brand betreft, waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken.
  • Waarschuw de personen en instanties.
  • Zorg er voor dat roet zich niet verspreidt naar andere nog schone delen van het gebouw.
  • Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet te verwijderen.
  • Documentenwacht verzorgt de rest, zoals evacuatie en restauratie van de archiefbescheiden.

Wanneer besloten is collecties te verplaatsen vanuit de ruimte waar brand is geweest, neem dan het volgende in acht:

  • Zorg dat er veilig in de ruimte gewerkt kan worden; draag stofmaskers, zo nodig gasmaskers en beschermende kleding.
  • Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet in gangpaden etc.
  • Verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weghalen uit de betreffende ruimte.
  • Beroet en niet-beroet materiaal gescheiden houden.
  • Droog roet voorzichtig van objecten verwijderen door een stofzuiger vlak boven het beroete materiaal te houden.
  • Raak beroete materialen niet aan, na aanraking is roet vaak niet te verwijderen.

3.3 Bij waterschade
Na melding van waterschade aan (delen van de) collecties nemen de collectiebeheerder en de crisismanager de situatie ter plaatse op. Zij besluiten wat de te volgen procedure zal zijn.

In geval van lekkage:

  • Plaats emmers en bakken om lekwater op te vangen (emmers, dweilen, afdekplastic, etc. bevinden zich in de noodvoorraad, opgeslagen in de brandweerkazerne aan de Europaweg in Hardenberg.
  • Dek archiefstellingen en archiefkasten af met plastic.
  • Breng nog droge archiefbescheiden zo spoedig mogelijk in veiligheid.
  • Bij een te hoge luchtvochtigheid en te hoge temperatuur kunnen collecties snel beschimmelen. Laat de archiefbewaarplaats zo snel mogelijk koelen, ventileren en ontvochtigen.
  • Water zo snel mogelijk opdweilen, dan wel opzuigen (schoonmaakdienst). Zet bij grote hoeveelheden de brandweer in.
  • Nat materiaal gereed maken voor evacuatie, zodat het elders z.s.m. ingevroren kan worden.

In geval van overstroming:

  • Zorg ervoor dat de kans op nog meer wateroverlast verdwijnt, door de bron van de wateroverlast af te sluiten of te verminderen.
  • Probeer bij dreigende overstroming het water buiten te houden d.m.v. het dichtkitten van deuren, absorberende kussens, zandzakken etc.
  • Zorg ervoor dat alle elektrische apparaten (indien aanwezig) worden uitgeschakeld.
  • Boeken en dossiers nemen veel vocht op en zullen in het water zwellen, hierdoor kunnen stellingen en kasten uit elkaar gedrukt worden en omvallen; stabiliseer kasten en neem zo nodig een of meerdere boeken of archiefdozen weg op iedere plank. Draag beschermende kleding en een veiligheidshelm. Let erop dat de stellingen niet topzwaar worden door alleen de onderste planken te ontruimen.

Na een overstroming

  • Bij grote hoeveelheden water in de archiefbewaarplaats, het water eruit laten pompen door de brandweer of m.b.v. gehuurde pompen.
  • Bij minimale hoeveelheden water in de archiefbewaarplaats, het water laten verwijderen door een schoonmaakdienst en m.b.v. waterstofzuigers.
  • Wanneer de oorzaak van de wateroverlast is weggenomen, zorg er dan voor dat er in de archiefruimte koeldrogers worden geplaatst en de klimaatinstallatie aangezet wordt. Probeer te bewerkstelligen dat binnen 48 uur na de wateroverlast de temperatuur onder de 20 graden Celsius ligt en de luchtvochtigheid onder 55 procent. Als dat niet lukt, dient het complete archief geëvacueerd te worden.
  • Breng nog droog materiaal zo spoedig mogelijk in veiligheid.
  • Wanneer de oorzaak van de wateroverlast niet direct kan worden weggenomen, of wanneer de temperatuur en luchtvochtigheid van de archiefruimte niet binnen 48 uur naar een aanvaardbaar niveau kan worden gebracht, dienen alle archiefbescheiden te worden geëvacueerd. Hiervoor moeten de volgende stappen doorlopen worden:
    a) Volg het prioriteitenplan waarin staat welke archiefbescheiden als eerste geëvacueerd moeten worden;
    b) Laat de archiefbescheiden ophalen door een gespecialiseerd bedrijf (bemiddeling via Documentenwacht);
    c) Laat de archiefbescheiden behandelen (vriesdrogen / restaureren / gammastralen);
    d) Wanneer de oorzaak van de wateroverlast is weggenomen en de temperatuur en luchtvochtigheid weer aan de vereiste waarden voldoen, kunnen de onbeschadigde archiefbescheiden na goed schoonmaken van de ruimte worden teruggeplaatst.
  • Laat 48 uur na de wateroverlast controleren of de archiefbescheiden schimmelsporen bevatten. Herhaal dit vervolgens na 4 weken, 8 weken en 12 weken. Wanneer schimmels worden aangetroffen, moeten de stukken worden schoongemaakt door een restauratieatelier of moeten de archiefbescheiden worden behandeld middels gammastraling.
  • Stel een evaluatie op van de calamiteit en hoe hier mee is omgegaan en leg deze evaluatie voor aan de zorgdrager van het archief.
  • Actualiseer aan de hand van deze evaluatie eventueel dit calamiteitenplan.

3.4 Bij verdenking van diefstal
Omdat alleen medewerkers van het Gemeentearchief en de bode de archiefbewaarplaats kunnen betreden, is het risico op diefstal van archiefbescheiden nagenoeg nihil. Bezoekers van het Gemeentearchief komen enkel onder toezicht van archiefmedewerkers met fysieke stukken in aanraking. Mocht diefstal toch voorkomen, dan moeten de volgende punten worden uitgevoerd:

Wanneer er diefstal is gepleegd en de vermoedelijke dader is nog in het gemeentehuis:

  • Blijf kalm en beleefd tegenover de bezoeker;
  • Handel de zaak zo discreet mogelijk af;
  • Het contact moet in de eerste plaats gericht zijn op het veiligstellen van de archiefbescheiden;
  • Waarschuw de politie en doe eventueel aangifte;
  • Gebruik geen fysiek geweld.

Wanneer de diefstal is gepleegd en de vermoedelijke dader heeft het gemeentehuis al verlaten:

  • Waarschuw de politie en doe eventueel aangifte;
  • Raak tot dat de politie is gearriveerd geen voorwerpen meer aan;
  • Ga na wie er archiefonderzoek hebben verricht;
  • Volg de aanwijzingen van de politie op.

3.5 Bij plaagdieren en schimmels
Preventief
Depot-hygiëne heeft veel met gedrag te maken. De aanwezigheid van plaagdieren en schimmels in het depot hangt af van de beschikbaarheid van vocht, voedsel en schuilgelegenheid. Rommel, half afgemaakte werkzaamheden en achterstallige schoonmaak bevorderen dit. Regelmatig opruimen en schoonmaken voorkomen een bevolkingsexplosie van één of meerdere soorten organismen. De interne dienst zorgt ervoor dat de archiefbewaarplaats periodiek wordt schoongemaakt (archiefstellingen en -planken worden gestofzuigd, vloeren worden gedweild en gestofzuigd).

Steekproefsgewijs moet elke nieuwe zending archiefmateriaal gecontroleerd worden. Dit voorkomt contaminatie van de eigen collectie. Een praktische controle van de eigen collectie is het regelmatig bemonsteren van schimmels en plaagdieren in het depot. Hiervoor heeft het Gemeentearchief Hardenberg een overeenkomst met een gespecialiseerd bedrijf afgesloten. Zij verrichten periodiek inspecties in de preventieve sfeer.

Er wordt bekeken of het depot kierdicht is en of het klimaat in orde is. In de archiefbewaarplaats worden periodiek schimmelcontroles uitgevoerd en per twee maanden worden de plakvalletjes voor plaagdieren ververst en onderzocht.

Indien onverhoopt toch een schimmelexplosie dan wel een plaagdieren-uitbraak plaatsvindt, zal direct contact worden opgenomen met Documentenwacht voor bestrijding ervan.

3.6 Bij stroomuitval
Geef de stroomstoring z.s.m. door aan Hi! (tel. 444)

Schakel indien mogelijk alle in de ruimte aanwezige elektrische apparatuur uit. Verlaat de ruimte via de dichtstbijzijnde (nood)uitgang. Verleen waar nodig assistentie. Als het te donker is om u te verplaatsen, blijf dan in de ruimte waar u bent en wacht op hulp.

Gebruik geen vuur om licht te maken vanwege brandgevaar.

4. Organisatie calamiteitenplan archief

4.1 Organisatie, met daarin taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij een archiefcalamiteit
Het college van burgemeester en wethouders van Hardenberg is verantwoordelijk voor het gemeentehuis en de archiefbewaarplaats. Als het om een archiefcalamiteit gaat is echter specifieke expertise op dit gebied in huis en een rol weggelegd voor het Hoofd Bedrijfshulpverlening, de Collectiebeheerder en de archiefspecialisten van het team Documentaire Informatievoorziening (DIV). De archiefbewaarplaats maakt onderdeel uit van het BHV-plan (Ontruimingsplan). Daar de archiefbewaarplaats echter onder de Archiefwet valt, heeft deze ruimte een status aparte. Hier dient men rekening mee te houden.

Algemene verantwoordelijkheden bij calamiteiten
Naast de formele verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de directie van de gemeente Hardenberg belast met de leiding van de organisatie en als zodanig verantwoordelijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. De verantwoordelijkheid voor de hulpverlening en ontruiming in de 1e fase na het ontstaan van de calamiteit berust bij het Hoofd BHV, tot het moment waarop andere instanties als politie, brandweer, ambulance de afhandeling van de situatie overnemen. Gezorgd moet worden voor:

  • Een centraal gecoördineerde aanpak om het gevaar zoveel mogelijk af te wenden en/of te beperken;
  • Uitvoering / afwikkeling van de genomen maatregelen / besluiten.

Ten aanzien van de maatregelen m.b.t. het beschermen van gebruikers van het gebouw wordt in dit Calamiteitenplan van het Gemeentearchief volstaan met een verwijzing naar het BHV-plan Gemeentehuis Hardenberg.

In het kader van dit Calamiteitenplan is de leidinggevende van de werkeenheid Facilitaire Zaken het Hoofd BHV, uitvoerend verantwoordelijke. Hij kan intern opdracht geven om gevolgen van een calamiteit te beperken aan medewerkers DIV en medewerkers van de Buitendienst. Externe deskundigen dienen zich echter te houden aan de reikwijdte van dit plan en de daarin vastgelegde maatregelen.

4.2 Prioriteitenlijst van de te evacueren archiefbescheiden
Om tijdens een calamiteit het belangrijkste archief als eerste te kunnen redden, is het belangrijk dat een prioriteitenlijst wordt gehanteerd, zodat tijdens een calamiteit voor iedereen duidelijk is welke archiefbescheiden al eerste geëvacueerd dienen te worden.

Kortheidshalve is ervoor gekozen om hier te verwijzen naar de Depotlijst Hardenberg (overzicht van geplaatste archieven in aantal strekkende meters), onder zaaknummer 692678, omdat dat document voortdurend geactualiseerd wordt bij verplaatsing van archieven.

4.3 Lijst van personen en organisaties
Uit privacy oogpunt is de lijst 'Adressen en telefoonnummers' (op volgorde van prioriteit) opgenomen als aparte bijlage bij het calamiteitenplan gemeentearchief 2020.

4.4 Lijst van benodigde hulpmiddelen
Tijdens een calamiteit wordt meteen contact opgenomen met Documentenwacht, welke voor de benodigde hulpmiddelen zorgt. Verder is een noodvoorraad hulpmiddelen opgeslagen in de Brandweerkazerne aan de Europaweg 10 in Hardenberg:

  • 20 opvouwbare plastic kratten
  • 100 verhuisdozen
  • 2 steekwagens
  • 1 rol afdekplastic
  • 5 emmers
  • 5 dweilen en andere schoonmaakartikelen
  • 10 stils beschermende overals, handschoenen, laarzen etc.
  • 5 zaklantaarns
  • 15 stuks watervaste viltstiften
  • 1000 etiketten
  • 2000 polyetheen plastic zakken
  • Evacuatieformulieren
  • 1 pak siliconenpapier
  • 4 rollen plakband

4.5 Logboek
Deze aantekeningen kunnen mede worden gebruikt bij het geven van voorlichting aan de media en bij de evaluatie van de calamiteit.