Bezoekersreglement

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Gebruik van de archieven en collecties: het raadplegen en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in artikel 14 van de Archiefwet 1995.
b. Gemeente: de gemeente Hardenberg.
c. Medewerker gemeentearchief: de ambtenaar van de gemeente Hardenberg, belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats van de gemeente berustende archiefbescheiden en collecties en de bezoeker behulpzaam is.
d. Studieruimte: de door medewerkers van het gemeentearchief aangewezen ruimte voor het gebruik van archieven en collecties.
e. Bezoeker: die een bezoek brengt met het doel om archieven en collecties te bestuderen en gebruiken.
f. Archiefbescheiden: bescheiden zoals in artikel 1, onder c van de Archiefwet 1995 zijn genoemd.

• Het meenemen van huisdieren in de studieruimte is niet toegestaan. Een uitzondering hierop is het meenemen van een geleidehond of hulphond.
• Het raadplegen van de archiefstukken door bezoekers gebeurt in de studieruimte.
• Bezoekers kunnen de archiefstukken raadplegen tijdens de openingsuren die te vinden zijn op de website van de gemeente Hardenberg. Bezoeken worden alleen via afspraak gepland.
• Tot de archiefbewaarplaats heeft niemand toegang dan alleen met toestemming van de medewerkers van het gemeentearchief.
• De gemeente is niet aansprakelijk bij verlies en/of diefstal van de eigendommen van bezoekers.
• Bezoeken worden gepland in het reserveringssysteem. De aantallen zijn alleen bedoeld voor statistische doeleinden.
• Voor het doen van onderzoek is rust en stilte belangrijk.
• Eten en drinken in de studieruimte is niet toegestaan. Bezoekers kunnen eten en drinken in de pantry op de vierde verdieping van het gemeentehuis.
• Het maken van foto’s is toegestaan, verwezen wordt naar artikel 24 van dit reglement.

Aanvragen, raadplegen en terugbezorgen van bescheiden:

• De bezoeker wordt bij de reservering via gemeentearchief@hardenberg.nl gevraagd aan te geven welke inventarisnummers hij of zij in wil zien. Voor het bezoek legt de studiemedewerker de stukken klaar.
• Een bezoeker kan tot 30 minuten voor sluitingstijd archiefstukken opvragen.
• Archiefstukken mogen niet op de grond gezet worden, maar op het bureau of archiefkar geplaatst worden.
• Bezoekers melden zich na raadpleging bij de studiemedewerker af en geven de stukken terug.
• De volgende categorieën archiefbescheiden worden niet in originele staat aan bezoekers ter beschikking gesteld:
  a. bescheiden uit archieven die in bewerking zijn;
  b. bescheiden, die zodanig kwetsbaar zijn, dat raadpleging een groot risico op onherstelbare schade oplevert;
  c. bescheiden of (delen van) collecties waarvan vervangende dragers beschikbaar zijn.
• Als er op archiefstukken een beperking op de openbaarheid van toepassing is kan de bezoeker een schriftelijk verzoek in dienen bij de medewerker van het gemeentearchief.
• De bezoeker mag archiefstukken, waarop een beperking van openbaarheid rust, inzien na het tonen van een schriftelijke machtiging van de bevoegde functionaris of organisatie.

Omgaan met het materiaal uit archieven en collecties:

• De bezoeker mag de stukken uit archieven op geen enkele manier vervreemden. Wanneer ontvreemding wordt geconstateerd wordt altijd de politie ingeschakeld.
• De bezoeker houdt rekening met de kwetsbaarheid van archiefstukken zoals:
  a. Niet vouwen of kreuken van archiefstukken.
  b. Het leunen of het plaatsen van voorwerpen op archiefstukken is niet toegestaan.
  c. De stukken moeten zo min mogelijk met de vingers aangeraakt worden. Voor het raadplegen van kwetsbare materialen als kaarten, charters en foto’s verplicht speciale, katoenen zijn handschoenen beschikbaar.
  d. Het (opnieuw) ordenen van losse archiefstukken is niet toegestaan.
  e. Het maken van aantekeningen op archiefstukken is niet toegestaan.
  f. Het toevoegen van eigen documenten aan archiefstukken is niet toegestaan.
  g. Beschadigingen of verkeerd opgeborgen archiefstukken worden aan de studieruimtemedewerker gemeld.
  h. Het overtekenen van kaarten of archiefbescheiden met behulp van transparant papier is niet toegestaan.
• De bezoeker mag, vanwege het risico van opzettelijke schade die veroorzaak kan worden door onder meer markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, ballpoints, vulpennen, gummen, deze voorwerpen niet gebruiken bij het raadplegen van archiefstukken. Een laptop mag worden gebruikt.
• De bezoeker moet de opgevraagde archiefstukken zorgvuldig behandelen. De kosten van eventuele schade worden op hem of haar verhaald.

Reproducties:

• Het maken van kopieën van bescheiden uit archieven en collecties gebeurt door de studieruimtemedewerker. Deze kan beslissen om, vanwege de kwetsbaarheid van de archiefbescheiden, geen kopieën te maken uit:
  a. Gebonden archiefdelen dikker dan 5 centimeter.
  b. Bescheiden groter dan A3-formaat.
  c. Charters (van perkament en met een zegel), andere bescheiden van perkament en/of zegels.
  d. Gekleurde afbeeldingen.
  e. Archiefstukken en boeken waarvan de band het niet toelaat.
  f. Archiefstukken van vóór 1650.
  g. Boeken van vóór 1950.
  h. Alle archiefstukken, die materieel niet in goede staat verkeren.
• De studieruimtemedewerker bepaalt hoeveel kopieën direct worden gemaakt. De overige kopieën worden zo snel mogelijk nagestuurd. Voor de hieraan verbonden kosten wordt verwezen naar de legesverordening van de gemeente.
• Voor publicatie van afbeeldingen van stukken uit archieven en collecties is schriftelijke toestemming van de medewerker van het gemeentearchief vereist. Zowel bij de publicatie van archiefstukken als van afbeeldingen is bronvermelding verplicht.
• Indien de bezoeker voor gegevens over nog levende personen gebruik maakt van de archieven en collecties van de gemeente, dan mag de bezoeker op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens deze informatie niet publiceren of op een andere wijze openbaar maken op een zodanige manier dat de belangen van deze personen geschaad kunnen worden.

Raadpleging van dossiers omgevingsvergunningen, bouwvergunningen, milieuvergunningen en omgevingsvergunningen kan ook gebeuren door medewerkers van de afdeling(en) belast met informatieverstrekking over genoemde onderwerpen.

De inzage gebeurt dan aan de publieksbalie buiten de studieruimte, onder direct toezicht van een medewerker van de afdeling Publieksdienst.

• Bezoekers houden zich steeds aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van de studieruimtemedewerkers.
• Als bezoekers zich niet houden aan de voorschriften van dit reglement kan de toegang tot de studieruimte worden ontzegd.

Aan schriftelijke of per e-mail ontvangen verzoeken van burgers om in hun opdracht archiefonderzoek te doen wordt voldaan als de tijd daarvoor beschikbaar is.

• Voor het doen van onderzoek en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen uit archieven en collecties door medewerkers van de gemeente, worden legeskosten in rekening gebracht volgens de Legesverordening van de gemeente Hardenberg.
• Aan de aanvrager wordt een rekening gestuurd voor diensten zoals het gedane onderzoek of de gemaakte afbeeldingen.
• Archiefstukken kunnen voor een overeengekomen termijn worden uitgeleend voor bijvoorbeeld tentoonstellingen op voorwaarde van zorgvuldige waarborgen. Een overeenkomst zal worden opgemaakt.
• Voor klachten is de klachtenprocedure van de gemeente Hardenberg van toepassing.